Levéltári Híradó, 3. (1953)

Levéltári Híradó, 3. (1953) 2–4. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Kiss László: A vállalati iratkezelésről / 63–79. o.

ahol semmiféle országos központi rendelkezés vagy utasítás nem volt, szabadon érvényesülhetett és érvényesült is minden elgondolás. !gy~egy igazgató ügykezelési javaslatát a vállalaton belül megvalósították® de ugyanazt a rendszert sehol máshol nem alkalmazták. Ennek megfelelően szinte minden vállalatnál más és más volt az iratkezelési rendszere Nem volt az országban két oly vállalat, ahol az iratkezelés teljesen azonos módon történi volna. Meg az olyan esetben is

9 amikor ®gy uj vállalat valamely másik vállalatnak, érdekeltségiek vagy családnak az alapitása volt és az alapité vállalat T§« zetoket

9 tisztviselőket adott az uj céghezo itt is csak a központi irattár levelezési anyagának Kezelési rendjét vette át az uj irattermeié szerv. /?!... A Itena Hepflőgépgyár, mely a Weiss család alapitása volt átvette a számla és levelezési anyag W.M. gyári kezelési rendjét stb./ '" II; .- ' •• Természetes dolog, hogyha vizsgálni kívánjuk a vállalati irattári rendszereket, ismernünk kell a vállalatoknál előforduló iratfaltákat is* Az államigazgatási és egyéb közületi szerveknél, még a közület irányítása alatt állott vállalatoknál is, /mint pl. a HÁTAS, Nemzeti Szabadkikötő

9

. fjSnzverő stb./ egy-egy ügy a megindulástél a befejezésig egy aktát képezett és abban az aktában, ugyanazon szám aiatt vagy hivatkozva az előző számra minden intézkedést együtt

9 Könnyen megtalálhattunk. Ezzel szemben a vállalatoknál az iratok legkülönbözőbb fajtáit találhatjuk egymástél elkülönítve és szinte sohasem azonos helyen lerakva* Az elhelyezés, a lerakás^ a kezelés részleteit alább

9 az irattári rendszerekről tett ismertetés során vizsgáljuk* Most azt kísérelem meg felsorolnia - a teljesség igénye nélkül-, hogy milyen iratiajtákat találhatunk általában a kereskedelmi és ipari vállalatoknál és bankoknál* Ezek az iratfalták minden vállalatnál megtalálhatók® a különbség csak az lehet

9 hogy néhol más, több Iratfajta is találhatóé Megkísérlem azt is ismertetni^ hogy az egyes iratfalták a vállalat melyik osztályánál, működési részlegénél keletkezt©k

9 vagy melyikhez érkeztek* A vállalat ügyintézésében keletkezett legáltalánosabb iratfajta, mely az érdemi ügyintézésnek;, a fontosabb belső döntésnek* á vállalat működésének egyaránt leggyakoribb megjelenési formájas a le v él, beérkezett eredeti levél is a kiment levél más@Iata* aiilfen adminisztratív egység irattárában találkozunk levéllel, 8/kimenő levelek lobb másolattal készültek és egy-egy másolat került nemcsak a Központi Irattárba hanem egy vagy több osztályhoz is. Sok vállalatnál a kiment levelek másolatainak egy példányából bekölött másolati könyvet is készítettek és azt regiszttrrel látták el. A vállalat fontosabb értekezleteirőlo az igazgatósági

e felügyelőbizottsági ülésekről és a közgyűlésekről 3egyzőKönyvek készültek. Sz az iratfajta a legfontosabb iratfajtőJc Wz$ tartozik a vállalatok életében s éppen ezért rendszerint az okmánytárban^ilyen hiányában az igazgatóság /vezérigazgató/ iraiai között vagy a titkárságon található* Bendszerínt soha és sehol sem került központi irattári lerakásra* Fontosság és ennélfogva az elhelyezés szempontjából ide sorolhatÓK a s z e,r z ód é

s e k

g alapítási és c é g i e g yTzTfrsTTr:íratlk^ts1* -: "::

! - -Hagy szaHan - találkatők a kapitalista Tallalatoknál 16.591-54- - 64 -