Levéltári Híradó, 3. (1953)
Levéltári Híradó, 3. (1953) 2–4. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Schatz, R.–Havas Imréné: A hibás ügyvitel következményei az iratanyagban / 59–62. o.
kezeti yáltozás az iratok keletkezése ideién, amelyek során az érintett ügyiratokat nem csoportosították át, vagy hibás iratképzés /soroz átitat^/ miatt nem lehetett azokat átcsoportosítani, Megállapitottam, hogy az ügydarabok gyakorlati gazdasági okoknál fogva a levéltárban való rendezésnél nem voltak szétválaszthatok. Sok esetben egy később alakult szer* vezeti egység előiratanyaga található egy korábbinak irat« állományában," amelyből nem emelhető ki. ízt a többszörös jelöléssel, vagyis konkrét utalással az előiratanyagra az újonnan alakitott egység iratanyagánál és forditva^tékintetbe kell venni. A technikai kivitelnél a B&r-féle elvet kell alkalmazni és a legtöbb iratot többszörösen kell kartotékozni. Egészét tekintve arról van szó« hogy az összetartozó, de hibás iratkezelés és iratképzés folytán elválasztott ügyiratokat gondos feljegyzéssel összekössük és ezzel a lehető legjobb összefüggést biztosítsuk. A számos rendkivűliséget Belső * jelzettel /Intusvermeric/kell rögziteni és az ügydarabokat világos fogalomképzéssel /tárgymegjelöléssel/ leli körülírni. lem találunktehát tökéletes megoldást,-azonban a körülményeknek megfelelő legjobb eredményt elérhetjük. IY. A jöyőre a vonatko zó r endszabály ok. -• •Mindezekbél>kovéfkezik-a-leveltamak az illetékes közigazgatási szervekkel való együttműködésére irányuló elengedhetetlen követelménye, hogy a jövőben a leirt hibák káros kihatásaikkal együtt megelőzhetők legyenek. Az 1951c február 26~i rendelet szerint a közigazgatási Isreltáros kötelessége az egységes iratlerakásnak saját hivatalában való szabályozása és ellenőrzése* Szakszerű utasításokat az illetékes levéltári felügyelettől kap* Utóbbiak loga és kötelessége, hogy befolyást gyakoroljanak az iraíképzésre, iratkezelésre és iratesoportositásrao Itt jut az irattári terv elsőrendű jelentőséghez* A kerettervet az illetékes szerveknek a szervezeti tervvel egyidőben kötelezően elő kell Írni. A kerületi, körzeti és községi csoportosítás összehangolásával egységes irattár^ - terv jönne létre; amelynek rendkívül kedvező kihatása lenne a közigazgatási ós levéltári gyakorlatra* Emellett hangsúlyozni íell, hogy a közigazgatási és levéltári érdekeket harmonikusan egybe kell hangolni. A rend ésaz alapelveké amelyek a közigazf atási munkánál megkövetelendők, a levéltárügynek is asznára válnak. A szükséges rendszabályoknak a gyakorlatban az utolsó közigazgatási szervig való keresztülvitele SZÍVÓS ós odaadó aprómunkát követel. Az irattári terv felállítása nem elegendő. Bevezetése és keresztülvitele céltudatos és ügyes cselekvést követel. Egy közigazgatás teljes iratállagának a szerkezeti változások ellenére való egységes és világos csoportosítása tartós szabályozó tevékenységet kivan. A sok nemzedék által szerzett közigazgatási és irattechnikai tapasztalatoknak nemcsak a közigazgatási levéltárosok, hanem a közigazgatási tisztivselők közkincsévé kell valniokv Fordítottá* Havas Imréné 16.591-54- 62 -
