Levéltári Híradó, 3. (1953)

Levéltári Híradó, 3. (1953) 2–4. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Schatz, R.–Havas Imréné: A hibás ügyvitel következményei az iratanyagban / 59–62. o.

foglalás valamely

9 a szociális gondozás területére vonatkozó döntésnél; így hamis eredményre fog jutni

0 Súlyosabban hat ki központi izolgálati helven egy törvény vagy egy messzeható Jogszabály előkészítésénél"egy vagy több ügyirat hiánya. Minél inkább vissza kell nyúlni rég elmúlt eseményekre;^ annál hátrányosabban hat a hibás iratképzés „ Egy példával szeretném ezt megvilágítani. Ha pld* most a legtöbb körzet taná@sa építésrendészeti engedélyezési eljárásalt a kérvényezők kezdőbetűjének abe-sorrendjétien rakja le

9 mgy ennek !$« 15 vagy 20 év múlva elviselhetetlen következményei leszmek. Az építésellenőrzésnél az a fontos, hogy az eseményeket minden beépített telken az első engedélyezéstől az utolsé bőviiőépitésig összefoglak. Az ügyiratokat tehát célszerűségi szempontból helységenként, a helységen belül pedig helyrajzi szám szerint kell képezni* Ha ez nem igy történik, hanem ab@-rendben

P a kérvényezők neve szerint, később

9 ísgételt tulajdonváltozás folytán csak a legnagyobb nehézségek árán Tehet majd az összefüggéseket megállapítani. Ez a közigazgatási munkánál folyamatos súrlódásokhoz kell, hogy vezessen. " "'™~""" "" 7 t~ l Az iratkéjzesnél figyelemmel kell lenni a szakmai feldolgozást végző előadó szükségleteire. A hibák - a közigazgatási tevékenység tömegjellegénél fogva - százszorosan hátrányos kihatásuak.~ - — III. Kihatás a levéltári rendre. Ugyanolyan módon ártalmas-á hibás iratképzés és iratkezelés a levéltári rendre, mint a közigazgatási munkára. A levéltáros az 1945 óta felgyülemlett irattimegekhez nem nyúlhat olyan előfeltételek mellett és oly módszerekkel* mint a volt birodalmi - és tartományi központi hatóságok iratállagaihoz. Az iratsorozatok nincsenek tisztán csoportositvav Az Ügyiratoknak nincs jelzetük* amelyek alapján egy esetleges rendet rekonstruálni lehetne, legtöbbször nincs is ügyiratéimük

9 de ha ván is

9 azokat nagyon kritikusan kell szemlélnünk; -* * " * ~"~~~~ Tisztán elméletileg lehetséges volna utólag mintaszerű rendet teremteni

$ olyat 9 amilyei egy előretekintő 9 tervszerű csoportosításnál és kifogástalan iratképzésnél elvár- ~ hattunk volna. Ez azonban azt jelentené

9 hogy a helyes iratkezelés teljes munkáját

9 amelyet számos iratkezelő évek ~ során át valójában elmulasztott

9 pótoljuk. A legtöbb ügyiratot szét kellene szedni

p- az iratokat események szerint

9 az eseményeket pedig tárgy szerint utólag össze kellene fogni. A ráfordított munkaidő a szóbanfórgó állagok túlnyomó többségénél nem állna arányban az eredménnyel. Ily tökéletes rend elérése gyakorlatilag lehetetlen. A levéltáros az iratanyag oly lellegü lerakását

9 amelyhez a központi hatóságok III. századvégi és H. századeleji irattárainál szokva volt

9 rendszerint nem érheti el. még akkor sem* ha messzemenően jól irányitott közigazgatási levéltárosok előkészitő munkát végeztek is. Kezdettol fogva szerényebbnek kell lennie. "* ~ Miután az iratanyag minden esetben decentralizált iratkezelés mellett keletkezette az állagok csoportosítása az átadó közigazgatási szerv utolsó szervezeti felépitésének alapién, a szervezési terv szerint kézenfekvő és célszerű. Az iktatási eiv azon követelményét

9 hogy az iratanyagot le•

hetőleg abban a rendezésben hagyjuk mes

9 ahogyai az az ügyvitel ben volt

9 ezzel teljesitjük. Nehézséget okoz itt számos szer16

c

591-51- # - 61 r