Levéltári Híradó, 3. (1953)

Levéltári Híradó, 3. (1953) 2–4. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Schatz, R.–Havas Imréné: A hibás ügyvitel következményei az iratanyagban / 59–62. o.

gátasban és üzemekben, úgyhogy a képzett iratcsopoítok egymásba tolódtak és összefon|dtak. Amikor egy régi tárgyterulétből adminisztrációs-szervezeti okoknál fogva két tárgyterületet képeztek^ a vonatkozó iratdarabok nem voltak a két tárgyteruletre feloszthatók. ~ legtöbbször

9 mint az imént leírtuk^ sorozatiratokról volt sző; mindenesetre fogalmilag nem világosan meghatározott iratdarabokról. Az ügyiratokat tehát nagy fáradtsággal szét kellett volna szedni. Ez azonban gyakorlatilag leheletlen volt. így azután ui ügyiratokat fektettek fel, a régieket pedig lezárták. A feltétlenül szükséges szervezeti változások" nagy többségükben arra vezettek^ hogy egy ügyintéző szerv irattára sohasem volt tisztán és egységesen csoportosított; majd pedig idők folyamán teljesen áttekinthetetlenné válí* " - JS hibás iratképzés és iratkezelés oka az volt; hogy ~ hiányzott a tapasztalat az irattárügyi ós iratkezelési technika területén. 1945-ben a náciállam hivatalnoktestülete az uj feladatokra nem volt alkalmazható* A közigazgatástuj haladó erőkkel épitették fel

9 melyek nagyrészt kereskedelmi üzemekből jöttek. A kapitalista gazdaságnak nem volt olyan jól kiképzett irattár-ugye

f mint a közigazgatásnak,; Nem is volt rá szüksége/mert esak ritkán kényszerült arra, hogy régeb bt eseményekre visszatekintsen. Az iratoknak csak napi jelentőségük volt és általában 10 év után megsemmisitették azokat, A gazdaság úgyszólván csak sorozatiratokat térmeit

9 mint pld. "Tevőkkel folytatott levelezés" &1c-sorrendben

p vagy Hevelezés az ipari és kereskedelmi-kamarával

w és igy tovább. Az irattárügynek ezt a formáját vette át 1945~ben a közigazgatás. Ezt a folyamatot az irattárügynek általában vett lebecsülése kísérte. Már magát az tgyiratot is a bürokrácia megnyilvánulásának' tekintették. Íz ily mélyreható átalakulás idején mindenképpen érthető* Az 1945 óta eltelt években előnyben részesítették az irattárügy területén való tapasztalatok hiányos volta következtében az iratkezelés külsőségeit, A kormányzat levélfeÍével ellátott ügyiratokat a lerakásnál a legfiatalabb gyorss gépírónő is - s általában ők voltak ezzel megbízva - képes volt egy ügydarabbá összefognio A tárgy szerinti rendezést, amely pontos ismeretet követelj nem tudta volna végrehajtani. ~ - ~~~ ; - ~ - - r ----Ily hibás iratképzés és -kezelés két irányban is megmutatta hátrányos hatásátt egyrészt a közigazgatási munkában 9 másrészt pedig a levéltári rendben. II, Kihatás a közigazgatási munkára, _ Az irattárnak a közigazgatás emlékezetének kell lennie. Ezt ugy kell kialakítani, hogy kevés fáradtsággal a lehető •• leggyorsabban és biztosan fel lehessen találni egy bizonyos folyamatot. Az irattermelés tömegjellege következtében az iratanyag tiszta csoportosítása es az ügyirat fogalmilag pontos elhatárolása elengedhetetlen. A folyamatok teljességének feltétlen alapelvét kell a közigazgatás legfelsőbb" törvényévé tenni. Az irattárat ugy kell kialakítani, hogy a közigazgatási tisztviselő minden döntés számára a teljes és'hiánytalan irat-előzményt gyorsan és biztosan kézbe vehesse. Ha pld. egy körzeti tanács közigazgatási tisztviselője-* nek hiányzik egy fontos szakvélemény vagy egy jelentős állás16.591-54- - 60 -