Levéltári Híradó, 3. (1953)

Levéltári Híradó, 3. (1953) 1. szám - Balázs Péter: A községi irattárak leltározásával kapcsolatos kérdésekről / 109–115. o.

_ 112 . ban, ahol a községi anyagnak csak töredékei maradtak meg,a következő csoportositást ajánljuk: I. Községi igazgatás. a,/Önkormányzati iratok'/képviselőtestületi jegyzőkönyvek/, b./Közigazgatási irattár és segédkönyvei.Külön kezelt csomók /szerződések, szabályrendeletek stb./ c./Községi háztartással kapcsolatos iratok. 4./Vegyes nyilvántartások stb. II.Adóügyi igazgatás és ezzel kapcsolatos kataszteri iratok. III. Egyéb anyag. Ide kerülhetnek a birói ládák iratai, régi községi és közbirtokossági iratok, egyesületi iratok stb. A túlságosan részletekig menő csoportositással különben is óvatosan kell bánnunk.Mindig maradnak ugyanis iratok,amelyek vagy egyik csoportba sem illenek bele, illetve-és ez a gyakoribb easttöbb csoportba is besorolhatók. Pl. egyesületi iratok, különböző időszaki összeirások stb.stb./ így azután a túlzott célszerűségre való törekvés a gyakorlatban a célszerűség rovására megy. /Gondoljunk itt a csoportszámos iktatás körüli zavarokra./ De vigyáznunk kell arra is, hogy az iratok logikai csoportositását a gyakorlatban-az iratok állványozásánál- meg is tudjuk valositani. Az ugyanis lényeges követelmény, hogy az iratokat az állványokon is a leltárlap felsorolási rendjében helyezzük el, különben az iratok megkeresése az egyes községeken belül nehézkes lesz. A községi anyag állványozása a különböző méretű iratosoaók és könyvek miatt különben sem egyszerű probléma, de nehezen megoldható probléma lesz akkor

9 ha az iratok túlzott logikai csoportosításával mereven megszabjuk az egyes kötetek és iratcsomók elhelyezését, s ezzel a helykihasználási lehetőségeket a legminimálisabbra csökkentjüké Mivel községi anyagunkból a leggyakrabban a képviselőtaatületi jegyzőkönyvek kiemelésére van szükség, megengedhető egyes levéltáraknak ' az a gyakorlata, hogy a képviselőtestületi jegytőkönyveket a többi anyagból kiemelik és a községek nevének betűrendjében egymás mellett helyezik el .Természeteses a különböző községek képviselőtestületi jegyzőkönyveiből nem alkothatunk egy levéltári állagot, hanem a leltározásnál a képviselőtestületi jegyzökönyveket is mindig az illető község leltárlapjára vegyük fel, de tüntessük fel a leltárlapon lm - 55 - 25