Levéltári Híradó, 2. (1952)
Levéltári Híradó, 2. (1952) 2. szám - FORDÍTÁSOK ÉS ISMERTETÉSEK - Sashegyi Oszkár: Német levéltári közlöny: Archivmitteilungen, 1951. évf. 3. sz. / 94–97. o.
- 96 mindig központilag kell kezelni, a régi irattárban, vagy közigazgatási levéltarban* Bár ez csak közbeeső szerv, irattár és levéltár között, igy hívják, mert feladata sokkal nagyobb, mint egy régibb fajta irattáré s azért, hogy külsőleg is kifejezésre juttassák fontosságát, A közigazgatási levéltáros az anyagot őrzi^ s esetleg újból kikölcsönzi az ügyvitel céljaira, leltIrozza f tárgyi kartotékokat készít hozzá, az általa feldolgozott s gyakorlatilag értékesithető anyagra felhivja az illetékesek figyelmét, az iratok őrzési határidejét figyelemmel kiséri, ujéágkivágatokát s más dokumentációs anyagot gyűjt, az irattárak kezelőit a helyes iratkezelés és rendezés felől felvilágosítja és ellenőrzi, szóval a közigazgatás számára az anyagot hasznosítja és a levéltárak számára azt előkésziti. Ilymodon az iratanyag kevésbbé van kitéve a pusztulás veszélyének és a levéltárak munkája is jelentősen könnyebbé válik. Az előbbihez kapcsolódik R.Schatz értekezése a közigazgatási csoportszámos iktatás problémáiról, /l952.l.sz./ A német gyakorlatban a decentralizált iratkezelés már annyira általánossá vált, hogy a központi irattárak ritkaságszámba mennek. Levéltári szempontból bármilyen hátrányai vannak, a fejlődésnek evvel az irányával számolni kell. Ezt a hátrányt vannak hivatva kiküszöbölni egyrészt a közigazgatási levéltárak, másrészt a csoportszámok szerinti iratkezelés. A csoportszám rendszer bevezetése azonban bizonyos nehézségeket hoz magával. A német levéltárosok szerint az irattári szkémának mindenkor fednie kell a hivatal szervezeti, ügybeosztási* szkémáját, csak igy lesz a rendszer logikus és az irat könnyen megtalálható. Mi a teendő akkor, ha a szervezetben, ügybeosztásban vált$z4sok következnek be? Ilyenkor a szerző véleménye az, hogy az iratok csoportszámát az uj rendszernek megfelelően meg kell változtatni s az iratcsopoítokát ennek megfelelően átrendezni, igyr'át~ •tekinthető.lesz az irattár, s elkerülhető, hogy idővel egymást keresztező irattári számrendszerek kerüljenek egymás föle. A közigazgatási levéltárban viszont az iratok a provenáafíoia" 1 elvének megfelelően, abban a végső rendben kerülnek elhelyezésre, melyét az ügyvitelben az átadásig nyertek. Hogyan biztosítsuk azt, hogy az iratok könnyen megtalálhatók legyenek, az irattári rendszerek minden esetleges változásai ellenére? Az iratkezelők anyagukat mindenkor két példányban megszerkesztett jegyzék kiséretében adják át a közigazgatási levéltáriak* A jegyzékek itt folyószámokat kapnak. Az iratok felállitása azután az átvétel, illetve a növedéki folyószámok sorrendjében történik. Ezzel szemben az iratokról készült kartonok a mindenkor érvényes irattári rend szerint rendeztetnek. A kartonokra rávezetik a. növedéki folyószámot. Igy a kartonok rendje fedi az érvényes irattári szkemát, másrészt az iratok helye a közigazgatási levéltáron belül könnyen megállapítható. A közigazgatási levéltárakhoz hasonlóan rendelték el az üzemi levéltárak felállítását is, a német népgazdaság szerveinél azok működése során létrejött iratanyag őrzésére és kezelésére. Az ezek részére kiadott szabályzat /1951.3.8Z./ kimondja, hogy addig is, mig nagy, központi gazdasági levéltárak felállitására sor kerül, az üzemi levéltárak őrzik az ügyvitel számára már nem szükséges, de maradandó értékű iratanyagot. Központi gazdasági 52-10.83l/Rné.
