Levéltári Közlemények, 93. (2022)
Levéltártan - Rainer Jacobs: Szövetségi alárendelt szervek: regionális vagy központi átadás? (fordította: Szabó Attila)
Szövetségi alárendelt szervek: Regionális vagy központi átadás? • egy helyen megteremteni egy régió vonatkozásában a szövetségi vagy tartományi kompetenciába tartozó iratanyag összefogásával az optimális lehetőségeket a tartományi, regionális és helytörténeti kutatásokhoz, • tehermentesíteni a szövetségi levéltárat (korábban birodalmi levéltárat) azoktól az iratoktól, amelyek a szövetségi államtörténet szempontjából nem érdekesek. Megállapítható, hogy ez az eljárás fennmaradt évtizedeken keresztül az érintett levéltárak közötti megfelelő egyeztetésekkel. Az általános elfogadottság abban is tetten érthető, hogy az 1988. és 2017. évi szövetségi levéltári törvény törvénykezési szakaszában semmiféle kritika nem fogalmazódott meg a szabályozással kapcsolatban. A 2017. évi szövetségi levéltári törvényhez fűzött kommentár rögzíti, hogy a szövetségi levéltár az átvételi és tehermentesítési érdekei biztosítására javaslattételi joggal rendelkezik a fenti szabályozásra vonatkozóan. Minthogy a tartományi levéltárak általában abban érdekeltek, hogy a regionális vonatkozású szövetségi keletkeztetésű állományokat vegyék át, az egyeztetés a szövetségi levéltár és a tartományi levéltári igazgatóságok között túlnyomó részben egyetértést eredményez. A szabályozás minden mélységében kellően tagolt igazgatási szerkezetű szövetségi intézménynél használatos9. Csak egy kivétel van, a védelmi minisztérium (BMVg),10 amely rögzítette, hogy a szövetségi haderő és a szövetségi haderő igazgatásának iratait az egységben kezelt katonai iratok hagyományára tekintettel a szövetségi levéltár hadügyi levéltár részlegében szükséges őrizni. Az elektronikus igazgatási munka kihívásai A digitális átalakulás és az e-kormányzati átalakulás során a hivatali iratkezelés jelenleg teljes egészében elektronikus munkafelületre állt át. Az átadás-átvételi folyamat belátható időn belül kizárólag e-akták és szakrendszeri adatok formájában fog megtörténni. Miközben a papír alapú iratok átadásakor a hivatalok számára a gyakorlati kihívás lényegében a csomagok elkészítésére, elküldésére és az átadási jegyzék kitöltésére korlátozódott, elektronikus környezetben az átadási folyamatok összehasonlíthatatlanul költségesebbek és összetettebbek. Hogy milyen következtetések vonhatók le egy szövetségi alárendelt szerv iratainak tartományi levéltár részére átadással összefüggésben, két esettanulmánnyal tudjuk közelebbről szemügyre venni. 9 Amennyiben az adott szövetségi intézménynek van tartományi szintje. 10 Bundesministerium der Verteidigung. 189
