Levéltári Közlemények, 92. (2021)
Levéltártan - Kazareczki Noémi: Az elmúlt évek mintavételi gyakorlatának tapasztalatai az illetékességi iratátvételeknél
Kazareczki Noémi AZ ELMÚLT ÉVEK MINTAVÉTELI GYAKORLATÁNAK TAPASZTALATAI AZ ILLETÉKESSÉGI IRATÁTVÉTELEKNÉL Bevezető A levéltári iratátvételek során a folyamatosan csökkenő raktári kapacitás miatt egyre inkább körültekintően kell eljárnunk az irattükröződések, duplumok, s az egyéb „ballaszt” bekerülésének megelőzése érdekében. Az iratkezelés-felügyeleti munka során ezt leginkább az irattári tervek folyamatos felülvizsgálatával tudjuk kontrollálni. Az évente, vagy két-három évente a levéltár számára megküldött iratkezelési szabályzatok, irattári tervek véleményezésekor nyílik arra lehetőség - a szervek képviselőivel egyeztetve és a levéltári érdekeket érvényesítve -, hogy abban az esetben, ha az irattári tétel egészének levéltárba adása nem indokolt, mintavételt határozzunk meg, főként, ha azzal az átveendő iratmennyiség információvesztés nélkül jelentősen csökkenthető.1 Elsőként a bírósági, polgári és büntetőperes iratok maradandó értékű, de mégis selejtezhető irataira dolgozott ki a levéltáros szakma erre vonatkozó eljárásrendet, mintaselejtezési jegyzékeket a 2000-es években.2 Ezt követően további szakterületekre, mint például a nevelési-oktatási és az egészségügyi intézmények által keletkeztetett dokumentációkra vonatkozó iratértékelési és mintavételi eljárásrendi terveket, javaslatokat dolgoztak ki.3 2020. július 1-ig viszont nem rögzítették jogszabályban a mintavételnek mint a levéltári munkafolyamat részének definícióját. 1 A mintavételes selejtezésről legújabban lásd Nagy Adrienn: Mintavételes selejtezés a jogszabályi változások tükrében a Magyar Nemzeti Levéltárban. Levéltári Közlemények, 2020. (91. évf.) 117-122. 2 Fehér Csaba: Iratminta-vételi eljárások a BFL gyakorlatában. Maradandó értékű jogszolgáltatási és rendészeti iratok. Levéltári Szemle, 2014. 3. sz. 5-16. 3 Boross István - Gerhard Péter et al.: Iratképzôk - maradandó értékű iratok - levéltárak. Problématérkép. Levéltári Szemle, 2019. 4. sz. 26.; Koltai Gábor: A fővárosi oktatási-nevelési szervek maradandó értékű iratainak feltárása és gyűjtése. I. Levéltári Szemle, 2020. 4. sz. 31-52.; Sasfi Csaba: Egészségügyi dokumentáció mint a levéltáros szakma (egyik) nagy kihívása. Levéltári Közlemények, 2020. (91. évf.) 123-146. E tanulmányban az elmúlt évek irat-mintavétellel kapcsolatos tapasztalatait mutatom be iratkezelési szabályzatokon, valamint néhány szervnek a levéltárral közösen kialakított mintavételes ügyein keresztül. Ezt követően kitérek a Gazdasági Versenyhivatal eljárásai során keletkezett maradandó értékű iratok mintavételes besorolásának szempontjaira is. 235
