Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Szőke Zoltán: „…Az információs társadalom releváns és nélkülözhetetlen memóriaintézményévé kívánunk válni…”. Minőségirányítási rendszer bevezetése a Magyar Nemzeti Levéltárban
•Állománygyarapítás – Illetékességi gyarapítás, iratkezelés-felügyelet. •Állománygyarapítás – Gyűjtőköri gyarapítás. •A levéltári anyag feldolgozása – Rendezés/selejtezés/segédletek/nyilvántartások. •A levéltári anyag megőrzése – Állományvédelem és reprográfia. •A levéltári anyag használata – Kutatószolgálat és tájékoztatás. •A levéltári anyag használata – Ügyfélszolgálat. Ezek az alábbi két területtel egészültek ki: •A levéltári anyag használata – Levéltár-pedagógia, •Képzésszervezés. A támogató (nem szakmai) tevékenységeket érintő ISO-követelmények teljesítése érdekében a projekt vezetősége szükség szerint bevonta a munkába az illetékes szervezeti egységeket. Módszertani szempontból a projekt két fő részre tagolódik: •folyamatfejlesztési és folyamat-optimalizálási részre, amely önállóan, az ISO-fejlesztéstől és -tanúsítástól függetlenül is végrehajtható, és aminek eredményeként (nem szabványos) levéltárszakmai minőségbiztosítási rendszer jöhet létre, •valamint az ISO 9001 minőségirányítási rendszer létrehozását és a tanúsításra való felkészülést célzó részre, amely nagymértékben támaszkodik a folyamatfejlesztés termékeire. Ezen a ponton szükséges tisztáznunk, hogy a „minőségbiztosítás” és a „minőségirányítás” kifejezések egymásnak nem szinonimái. A minőségirányítás a szerve zet irányításának az a része, amely meghatározza, illetve megvalósítja a minőséggel kapcsolatos alapelveket. Magában foglalja a stratégiai tervezést, az erőforrásokkal való gazdálkodást, valamint más rendszeres tevékenységeket, mint amilyen a minőséggel kapcsolatos tervezés, működtetés, dokumentálás és értékelés. A minő ségirányítási rendszer a minőségirányítás megvalósítására szolgáló szervezeti struktúra, felelősségi körök, folyamatok és eljárások összessége. A minőségbiztosí tás pedig a minőségirányításnak az a része, amely garantálja, hogy a minőségi követelmények teljesülni fognak. Folyamatfejlesztés és folyamatoptimalizálás Mint láttuk, a folyamatszemléletű megközelítés az ISO 9001 lényegét érintő követelmény. A folyamatfejlesztési fázis a meglévő működési folyamatok feltérképezésével és értékelésével kezdődött. A külső tanácsadó által végzett felmérés eredménye alátámasztotta a fejlesztés szükségességét és időszerűségét. A helyzet elemzésként is Levéltártan 92