Levéltári Közlemények, 91. (2020)

Levéltártan - Szőke Zoltán: „…Az információs társadalom releváns és nélkülözhetetlen memóriaintézményévé kívánunk válni…”. Minőségirányítási rendszer bevezetése a Magyar Nemzeti Levéltárban

zum meghatározásához az MNL tevékenységében, működésében valamennyi folyamatot és ez ezekhez kapcsolódó részfolyamatot figyelembe kell venni; ezek összeállítása a kijelölt folyamatgazdák feladata, méghozzá szervezeti egységekre vonatkozóan. Amint alább látni fogjuk, a levéltári minőségirányítási rendszer (MIR) fejlesztésének is az egyik alapvető része az összes (szakmai) működési folyamat meghatározása és leírása, vagyis a folyamatszemléletű megközelítés. A kockázatkezelési rendszer (ami a MIR-nek is szerves része lesz) és a minőségirányítás által „folyamatként” definiált tevékenységek harmonizációja izgalmas kihívás elé állítja majd a fejlesztőket. Ez a kis kitérő csupán arra kíván rávilágítani, hogy a MIR bevezetése nem pusztán belső szükséglet, az ISO tanúsítás pedig nem csak „szépségtapasz”, hanem a jogszabályi környezetből fakadó külső elvárás. Ideális esetben a kockázatkezelés bevezetését megelőzhette volna a teljes körű MIR bevezetése, így a szükséges folyamatok is rendelkezésre álltak volna. A minőségbiztosítás kérdése 2018-ban került ismét napirendre, amikor elfogadták az MNL Módszertani Stratégiáját. A Stratégia elkészítése azon a felismerésen alapult, hogy a levéltár az államigazgatási ágazati struktúrában egyre nagyobb versenyre kényszerül, és amennyiben nem kapcsol magasabb sebességfokozatba, vagyis – deklarált céljaival ellentétesen – nem tud megfelelni az információs társadalom kihívásainak (pl. a képzési rendszere jelentős korszerűsítésével, az ehhez szükséges szakmai/módszertani egységesítéssel), akkor a mintegy 700 főt foglalkoztató intézmény óhatatlanul a verseny vesztesévé válik. A Stratégia definiálta az alapvető szakmai folyamatokat („alapfeladatokat”), meghatározta a folyamatokra vonatkozó felső szintű követelményeket és fejlesztési célokat. A szolgáltatásfejlesztésről szóló fejezetében rögzítette, hogy a fejlesztés célja a munkafolyamatok egységesítése, a párhuzamosságok megszüntetése, a fejlesztést pedig minőségbiztosítással kell kiegészíteni. A levéltári szolgáltatások fejlesztését célzó feladatok meghatározásával gyakorlatilag felvázolta a fejlesztendő MIR-rendszer körvonalait is: a meglévő működési folyamatok dokumentált felmérését és optimalizálását, az ügyfélbarát szolgáltatások kialakításához szükséges folyamatok kialakítását, a fő és normál folyamatlépések erőforrás-szükségletének mérhetővé alakítását, a hatékonyabb szervezeti működéshez és a működés fenntartásához szükséges módszertan és a követelmények meghatározását, a szabályozási feladatok ellátását. Mindezek együttesen képezik ugyanis az ISO 9001 szabvány szerint jelenleg fejlesztés alatt álló levéltári MIR alapját is. Az ISO 9000 szabványcsalád Az ISO 9000 szabványcsalád (vagy szabványsorozat) az International Organization

for Standardization (ISO, Nemzetközi Szabványügyi Szervezet) által létrehozott

termék. A genfi székhelyű ISO kormányoktól függetlenül működő szervezet, amelynek tagja a világ gyakorlatilag valamennyi iparosodott államának szabványügyi szervezete. Minőségirányítási rendszer bevezetése a Magyar Nemzeti Levéltárban

89