Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Szőke Zoltán: „…Az információs társadalom releváns és nélkülözhetetlen memóriaintézményévé kívánunk válni…”. Minőségirányítási rendszer bevezetése a Magyar Nemzeti Levéltárban
85 SZŐKE Z OLTÁN „...AZ INFORMÁCIÓS TÁRSADALOM RELEVÁNS ÉS NÉLKÜLÖZHETETLEN MEMÓRIAINTÉZMÉNYÉVÉ KÍVÁNUNK VÁLNI...”1 Minőségirányítási rendszer bevezetése a Magyar Nemzeti Levéltárban A Magyar Nemzeti Levéltár (MNL) vezetősége 2019 februárjában hozott döntést a szakmai minőségbiztosítás intézményi szintű bevezetéséről, majd 2020 januárjában arról is határozott, hogy a Levéltár ezen túlmenően meg kíván felelni az ISO 9001:2015 nemzetközi minőségirányitási szabvány követelményeinek. Az alábbiakban az e döntésekig vezető út legfontosabb mozzanatait idézem fel, majd bemutatom a megvalósítás menetét és a tervezett rendszer főbb jellemzőit. Amikor az MNL 2018-ban nyilvánosságra hozta küldetésnyilatkozatát, ha nem is tudatosan, de egyúttal lefektette az intézmény minőségirányítási politikáját is. Nem véletlen, hogy a várhatóan 2021-ben megjelenő szervezeti Minőségpolitika tartalmilag nyolcvan százalékban megegyezik a küldetésnyilatkozattal. Ugyanis mindkét dokumentum elsődleges célja, hogy bizonyítsa a felső vezetőség elkötelezettségét az ügyféligények (állampolgárok, közigazgatási szervek, köziratképzők), valamint a törvényi és szabályozó követelmények teljesítése mellett, továbbá, hogy ezirányú elkötelezettségét és a célok fontosságát nyilvánosan, a szervezeten belül és kívül is tudatosítsa. De miért volt szüksége e patinás nemzeti intézményünknek arra, hogy küldetését éppen akkor újragondolja és hivatalosan is közzétegye? És mi köze mindennek a minőségirányításhoz? Hiszen a közlevéltárak eddig is az ügyfelek igényeit szolgálták, és a jogszabályi követelményeknek is mindig igyekeztek maradéktalanul megfelelni. A válasz ma már közhelyszámba megy, nem árt mégis hangsúlyozni: az ezredforduló óta eltelt két évtizedben a levéltárak külső környezetében ‒ mind a felhasználói, mind a kormányzati elvárások tekintetében ‒ olyan mértékű változások következtek be, amelyeket joggal nevezhetünk paradigmaváltásnak. A küldetésnyilatkozat kulcsmondata ezért lett szükségképpen ez: „Az infor mációs társadalom releváns és nélkülözhetetlen memóriaintézményévé kívánunk válni.” Az új célokat azonban nem elég deklarálni, azokat el is kell érni, márpedig a 21. századi felhasználó igényeit (hozzávetőleg: „Mindent a mobileszközömre, most!”) és a szolgáltató állam elvárásait (az MNL ma már elektronikus ügyintézés re kötelezett szerv) nem lehet 20. századi gondolkodással és eszközrendszerrel 1 A Magyar Nemzeti Levéltár küldetésnyilatkozata. https://mnl.gov.hu/kuldetesnyilatkozat (Utolsó letöltés ideje: 2020. december 9.)
