Levéltári Közlemények, 91. (2020)
Levéltártan - Nagy Adrienn: Mintavételes selejtezés a jogszabályi változások tükrében a Magyar Nemzeti Levéltárban
Levéltártan 118 adott tevékenységi körök kapcsán is maradjon fent az utókor számára forrásanyag. A közfeladatot ellátó szervek irattári terveiben az egyes tételek esetében egyre nagyobb arányban rögzítik az őrzési idő mellett az „MV” betűket, azaz a mintavétel rövidítését. Itt azonban meg kell jegyeznünk, hogy ez ‒ az esetek többségében ‒ nem foglalja magában a mintavételi eljárás valamely típusának, azaz a módszertan előzetes meghatározását (pl. mechanikus 10%-os mintavételt). Tehát az iratőrző szerv nem minden esetben kap előzetes útmutatást arra vonatkozóan, hogy az őrzési idő letelte után, túl azon, hogy erről tájékoztatja az illetékes levéltárat, mi a teendője. Ennek oka, hogy gyakran csak a korábbi években, évtizedekben keletkezett, a levéltár munkatársai által már esetlegesen mintavételezett irattári tételek esetében lehet pontosan meghatározni, hogy pl. a mechanikus mintavétel megfelelő-e az adott, speciális tárgyú iratanyag kapcsán. Egyes tételek esetében olykor érdemes az őrzési idő letelte után, egy helyszíni áttekintést követően meghatározni a mintavételezés módszertanát. A mintavételi eljárások során az irattárosok által egyik legegyszerűbben alkalmazható módszer a fentiekben már említett mechanikus, pl. 10‒20%-os mintavétel. Ez azt jelenti, hogy amennyiben az iratanyag jellege lehetővé teszi, akkor az iratőrző szerv munkatársai minden 10. ügyiratot kiemelik, és azokat az adott év többi maradandó értékű irataival együtt, az őrzési idő leteltét követően átadják a levéltárnak. Mintavétel az egyes közfaladatot ellátó szervek esetében Az MNL Országos Levéltárának nyilvántartásában szereplő, a mintavételi eljárásba bevont szervek közül kiemeljük az Alkotmánybíróságot. Az Alkotmánybíróság által keletkeztetett iratok többsége nem selejtezhető, azaz maradandó értékű.2 Az alkotmányjogi panaszok, a főtitkári elutasítással befejeződött ügyek (I/A, I/B, I/C főtételcsoportok) az irattári tervek, ügyrendek alapján a nem selejtezhető tételekbe sorolandók.3 Figyelembe véve azonban a keletkezett ügyiratok tartalmát, mennyi ségét, a Levéltár döntése értelmében ki kell emelni azokat a panaszokat, melyekben 2 A maradandó értékű, valamint a selejtezhető jogszolgáltatási iratok esetében a közlevéltárak által alkalmazott mintavételi eljárásokat bővebben lásd Fehér Csaba: Iratminta-vételi eljárások a BFL gyakorlatában. Maradandó értékű jogszolgáltatási és rendészeti iratok. Levéltári Szemle, 2014. 4. sz. 5–15.; Uő et al.: Selejtezési mintajegyzék készítése a Pesti Központi Kerületi Bíróság irataihoz. Lehetőségek és korlátok, tapasztalatok és problémák. Levéltári Szemle, 2011. 4. sz. 14–30.; Fehér Csaba – Sarusi Kiss Béla: A Pesti Központi Kerületi Bíróság 1987. évi polgári peres iratainak felmérése. (A Pesti Központi Kerületi Bíróságon 1999. szeptember ‒ 2000. február folyamán végzett felmérés tapasztalatai.) Levéltári Szemle , 2000. 4. sz. 17–30. 3 Lásd az Alkotmánybíróság 6/2006. (VII. 11.) Tü. határozatát a Magyar Köztársaság Alkotmánybíróságának Ügyviteli Szabályzatáról, valamint az ABH 2003. évi 2065. sz. Ideiglenes Ügyrendjét, melyek értelmében az I/A, I/B, I/C tételek főtitkári elutasítással befejeződött ügyek. Ez utóbbi szabályzat 2012. január 1-ig volt hatályos, ezt követően egy ideglenes, módosított irattári terv lépett hatályba, mely a IV. főtételcsoporton belül 21 féle maradandó értékű alkotmányjogi panaszt különített el.
