Levéltári Közlemények, 90. (2019)
Türke Gábor: A Belügyminisztérium irattári anyagába tartozó maradandó értékű, hiteles elektronikus másolatként tárolt digitális iratállomány levéltári átvétele
99 TÜRKE G ÁBOR A BELÜGYMINISZTÉRIUM IRATTÁRI ANYAGÁBA TARTOZÓ MARADANDÓ ÉRTÉKŰ, HITELES ELEKTRONIKUS MÁSOLATKÉNT TÁROLT DIGITÁLIS IRATÁLLOMÁNY LEVÉLTÁRI ÁTVÉTELE Bevezető Az elmúlt fél évtized során a magyar közigazgatásban rohamosan elterjedtek a komplex elektronikus iratkezelő rendszerek. E folyamatot nagymértékben elősegítették az elektronikus közigazgatás megvalósítására irányuló alábbi lépések: a Nem zeti Infokommunikációs Stratégia (2014–2020), a Közigazgatás- és Köz szol -gál tatás-fejlesztési Stratégia (2014–2020) és az ehhez kapcsolódó Széchenyi 2020 Program, valamint a Közigazgatás- és Közszolgáltatás- Fejlesztési Operatív Program (KÖFOP) megvalósítása. Általános tendencia, hogy míg évről évre több elektronikus irat keletkezik, addig a papíralapú iratok fokozatosan visszaszorulnak, és az arány végül teljesen eltolódik a digitális dokumentumok javára. Természetesen a levéltárat sem kerülheti el e folyamat. Egyrészt felügyeleti szerepéből kifolyólag rálátása kell legyen erre, és a jogszabály által előírt esetekben (pl. selejtezés, szervellenőrzés, iratkezelési szabályzatok véleményezése) együtt kell működnie a közigazgatási szervekkel a digitális iratkezeléssel kapcsolatos tevékenységben. Másrészt viszont képesnek kell lennie a maradandó értékű digitális iratállomány átvételére – mégpedig nagy mennyiségben történő átvételére –, befogadására, megőrzésére és kutathatóságának biztosítására is. Ehhez az informatikai hardveres és szoftveres feltételek megléte mellett az átvételben jártas informatikus és levéltáros szakemberek is szükségesek. Az ilyen digitális állomány egyre nagyobb mennyiségben történő beérkezése és jelenléte, ezzel párhuzamosan a papíralapú iratok jelentős mértékű háttérbe szorulása a levéltárban egy alapvető paradigmaváltást tett szükségessé. A 15 éves levéltárba adási idő miatt azt lehetne gondolni, hogy még éveknek kell eltelni addig, amíg az első ilyen iratok átvételére sor kerülhet. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. kormányrendelet 61. §. (7) bekezdése alapján azonban 2013. június 21-étől a közfeladatot ellátó szervek a megőrzési kötelezettségüket hiteles elektronikus másolat útján is teljesíthetik (a rendelet egy 2019. évi módosítása ezt a Központi Érkeztető Rendszerbe bevont szervek számára 2020. január 1-től egyenesen kötelezővé teszi). Vagyis elméletben már ekkor jelentkezhetett volna igény ilyen átadásra, amennyiben egy szerv az átadás előtt álló maradandó értékű iratairól a közigazgatási hatósági eljárás
