Levéltári Közlemények, 82. (2011)
Levéltári Közlemények, 82. (2011) 2. - Közlemények - Kovács Eleonóra: A Magyarországi Evangélikus Egyház gyülekezetekben őrzött levéltári anyagai és az evangélikus gyűjteményügy néhány aktuális kérdése
Közlemények Gyűjteményi adatlap A kérdésekben felvetett valamennyi probléma esetében természetesen hozzáfűzhető kiegészítő, értelmező megjegyzés! Az egyházközség neve: Az adatlapot kitöltötte: I. „Ami ma irattár, holnap levéltár" 1. Az Ön egyházközségében ki végzi a nem szorosan a lelkészi munkához tartozó adminisztrációt, irattári munkát? (a személy beosztása, esetleg végzettsége) Van-e segítsége a lelkészi hivatal, iroda írásbeli munkáiban? Ha igen, rendszeres-e a segítség? Milyen jellegű adminisztrációt végez a segítő, a munkatárs? Iktatják-e a beérkező, illetve keletkező iratokat? Ki végzi a hivatalban az iratok iktatását? Irattáruk az Ön megítélése szerint: rendezett a célnak megfelel, de lehetne rajta javítani rendezetlen Ha rendezetlen az irattár, igényelne, illetve elfogadna-e segítséget: Kb. hány irat keletkezik évente? 2. Van-e példa e-mailben való ügyintézésre? Ha igen, kinyomtatják-e az e-maileket? Van-e példa faxon érkezett hivatalos, iktatandó, megőrzendő iratokra az irattárban? Lefénymásolják-e a faxon érkezett iratokat? 3. Az iktatás módja: (aláhúzandó) hagyományos (papír alapú) — számítógépen történik Ha számítógépen történik, milyen programmal: Ha számítógépes az iktatás kinyomtatják-e a segédleteket (iktatókönyvet, betűrendes név- és tárgymutatót)? Kinyomtatják-e, használják-e a számítógépes iktatás során a program által felajánlott előadóívet? 4. Hagyományos (papír alapú) iktatás esetén: Az iktatókönyv évente le van-e zárva? (Záradék, aláírás, pecsét) Vannak-e az iratok visszakeresését megkönnyítő segédkönyvek? (Betűrendes név- és tárgymutató) Használnak-e előadóívet? 184
