Levéltári Közlemények, 77. (2006)

Levéltári Közlemények, 77. (2006) 2. - KÖZLEMÉNYEK - Majtényi György–Mikó Zsuzsanna–Szabó Csaba: Az átmeneti levéltár. Lehetőség, amely Magyarországon is majdnem mindenkinek kedvező volna / 3–12. o.

Majtényi Györgij-Mikó Zsuzsanna-Szabó Csaba: Az átmeneti levéltár ahol a négyzetméterárak rendkívül magasak. A központokban a minisztériumi épületek zsúfolt irattárai luxuskiadásnak minősülnek, ha pedig az iratok tárolásra alkalmatlan pincékbe kerülnek, károsodhatnak a maradandó értékű dokumentumok. A jelenlegi állapot szerint a központi közigazgatási szerveknek többnyire már nem is elegendőek a saját épületeik, helyiségeik, ezért kénytelenek piaci árért irodákat és adott esetben irattári helyiségeket bérelni. Az átmeneti levéltárak nemcsak a helygondokra kínálnának megoldást, de a minisztériumi irattárak személyi állományának leépítése, áthelyezése is jelentős megtakarítást eredményezhet. Mindez megfelel a takarékos állam politikai célkitűzésének. A következőkben, mielőtt rátérnénk két emblematikus példa, a német és a francia intézményrendszer részletesebb ismertetésére, röviden összefoglaljuk az átmeneti levéltárak történetét, létrehozásuk okait. Az iratok szakszerű, de átmeneti őrzésére létrehozott intézmények létesítésének gondolata a modern kori tömeges irattermelés hatására született meg. A második világháborút követő években a levéltárak mind nagyobb mennyiségben vettek át történeti értékkel nem rendelkező ügyviteli értékű iratot, illetőleg az állami hivatalok irattárai sem tudtak megbirkózni a rájuk háruló feladatokkal. Becslések szerint ekkor a levéltárak által átvett iratoknak átlagosan 5-10%-a volt csak történeti értékű, ugyanakkor az irattárak már alig tudták elhelyezni az iratokat. A problémákra mihamarabb megoldást kellett találni. Az elsődleges cél az volt, hogy minél gazdaságosabban tárolják az ügyviteli értékkel bíró iratanyagot, amíg azok selejtezésre vagy a levéltárba kerülnek. További cél volt, hogy tehermentesítsék a kormányzati hivatalokat és a történeti levéltárakat is. E szándék jegyében születtek meg az új intézmények a világ számos pontján, amelyeket angolszász területen iratközpontnak, Németországban átmeneti levéltárnak, franciául előlevéltári központnak neveznek. Az elnevezések — az angol szakkifejezéstől eltekintve — mindenhol az irattárak átmeneti, ideiglenes, előzetes jellegére utalnak: 6edoMcm8eHHbiü apxuB (orosz); records center (amerikai angol); records centre (brit angol); centre/dépőt de préarchivage (francia); Zwischenarchiv (német); Verwaltungsarchiv (NDK); depósito/archivio intermedio (olasz); arquivo intermedio (portugál); archivo intermedio (spanyol). Érdekesség, hogy Londonban a Public Records Office-ban azt a köztes raktárt, ahol a „megmérettetésre" váró iratanyagot elhelyezték, kezdetben a limbo (pokol tornáca) megnevezéssel illették. Kanadában 1945-től kezdődően fokozatosan teremtették meg, építették ki az új intézményt. Az országos levéltár (Public Archives of Canada) iratkezelési csoportja (Records Management Branch) a történeti csoporttal (Historical Branch) szoros együttműködésben felel az állami hivatalok iratkezeléséért, és ennek ellenőrzése alá rendelték az Ottawában, Torontóban és Montrealban kialakított átmeneti levéltárakat. Az Amerikai Egyesült Államokban az állami levéltár (National Archives) és az iratkezelésért felelős hivatal (Records Service) 14 kormányzati iratanyagot őrző átmeneti levéltárat felügyel, ebből kettő országos, a többi pedig helyi illetékességű. 5