Levéltári Közlemények, 71. (2000)

Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.

190 Forrásközlések nem, s ha be, miféle szám alatt megtalálható? Bekötött és körül metszett ívekből ugy van készítve, s az egész könyv az ABC-szótagai szerint úgy felosztva, hogy minden szótagnak külön aránylagos mennyiségű tiszta papír jusson; a szótagok kis papír darabra nagy nyomtatási betűkkel vannak írva, s a könyv ívszélére betűrendben oly módon felragasztva, hogy azok segélyével részint a tárgymutató-készítő (indicans) megtalálja a vezér-szót, mely alá valamely új iromány rövid tartalmát beírja, részint pedig hogy más is a neki szükséges tárgy vagy egyéni név j. könyvi számát s ennek nyomán magát az irományt vagy a kiadó- vagy a levéltári-hivatalnál bármikor azonnal megtalálhassa. Közigazgatási (politikai) tárgymutató egynél több kötet is készül ívenként, mivel a közigazgatási tárgyak száma nagy, törvénykezési csak egy. A beadvány tartalma nem-csak egy, de annyi helyre iratik be, a hány a folyamodó vagy jelentést tevő egyén, terjedelmesebben azonban csak egyik helyre, más hol csak hivatkozás történik erre. A határozatnak a j. könyv illető rovatába beírása, jegyzőkönyvre vételnek (Conclusium, Inprotocollatio) mondatik; ugy történik, mint a tárgylajstrom készítésénél (scontro) meg volt mondva; ez a törvénykezésiekben akkor szokott történni, midőn a revideált

90 fogalmazások az elnökségtől visszaérkeznek; ezt is az illető jegyzőkönyv vivő egyén szokta beírni, s így küldi el tisztázás végett a kiadó-hivatalnak, mikor is a határozatnak aj. könyvbe beírása után a fogalmazási vagy az előadási ív

91 hátára ez iratik: „átküldetett a Kiadó-hivatalnak iun. 1. 1861" (Missa ad Expedituram die — sat.). A közigazgatási beadványokra nézve hozott határozatok pedig, mivel ezek az előadók irodáiból egyenesen a Kiadó-hivatalba vitetnek, akkor szoktak j. könyvre vétetni, midőn a Kiadó-hivatal az előadási íveket aj. könyvi hivatalba vissza küldi. Szükséges még tudni az őr-betű mivoltát. Ez a j. könyv legutolsó rovatába akkor szokott iratni, midőn valakitől vagy valamely hivataltól felvilágosítás (informatio) kéretik, hogy abból meg lehessen tudni: megérkezett-e az vagy nem? Ha megérkezett, ezen betű átvonatik s j. könyvi száma aláiratik; ha pedig nem érkezett meg, akkor azon szám iratik alá, mely alatt netalán az meg lön sürgetve. Megemlítendök az előadók úgynevezett Terniok

92 is, mik nem egyebek voltak, mint a scontrok három hónaponként gyütt összegei, a melyekbe a törvénykezési előadók külön előadási tárgyai a szerint szoktak be iratni, mint feljebb az előadási tárgylajstromba igtatásnál említve volt, azon különbséggel, hogy itt az első rovatban nem a jegyzőkönyvi folyó számok, de valamennyi előadónak ez évben kiosztott előadási tárgyak időrendi (numerus Chronologicus) számai Írattak be, aj. könyvi számok pedig a kivonat (extractus) után álló rovatba tétettek. m. Szak. Fogalomszaki kezelés (Manipulatio in Bureau Referentium) Átküldetvén a beadványok az előadók irodáiba, ott először is a fogalmazó gyakornok átolvassa, s amely tárgy új, abból azomial kimerítő kivonatot készít; a mi régi, a korábbi tárgyalás adatait a levéltárból kikeresi és mellékeli, s azután abból is szintúgy kivonatot (Extractus) készít, s az egy gyűlésre valókat így elkészítve az előadóhoz küldi; 2-szor az előadó véleményt ír rá, a mi az ülésben elfogadtatván, határozattá (Conclusum) válik; ha pedig nem, akkor ezen véleményt az elnök keresztül húzván, az ülés határozata ez alá iratik; 3-szor a határozatokból a titkár vagy fogalmazó fogalmazásokat (Conceptus) készít, melyek közül a közigazgatásiakat 4-er előbb az előadó „láttam"-oz (Vidit), azután a Cancellar átnéz (Revidit), utoljára az elnök is megvizsgál

, s kiadását elrendeli, ily formán: „

Ad ki NN.

" (Expediatur); és így a törvénykezési 90 revideált = felülvizsgált, ellenőrzött előadási ív = Az üggyel foglalkozó hivatalnokok, az ügy előadói számára rendszeresített különféle méretű papírt használtak, amelyet összehajtottak és ebbe gyűjtötték a be- és kimenő iratokat. Az előadói íven tüntették fel az irat iktatási számát, tárgyát, az irodák közti mozgását és az elküldés, levéltárba adás időpontját. 92 előadónként, három havonta, iktatási számok szerint készített összesítő jegyzék