Levéltári Közlemények, 71. (2000)

Levéltári Közlemények, 71. (2000) 1–2. - FORRÁSKÖZLÉSEK - D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás / 167–206. o.

D. Tóth Béla: A levéltáros Jakab Elek pályakezdő évei és az első magyar iratkezelési utasítás 171 dokumentumokat. Ezt pedig a közigazgatás nagymértékben segítheti, ha következetes, logikus, egymásra épülő iratkezelési rendszert használ. Amikor a történelmi források feltárásának az időszakában Mikó Imre mellett dolgozott, a fontos iratokat kézbe véve, bizonyára nem egyszer akadt meg a munkájában azért, mert az ügykezelés esetlegessége, következetlensége, összevisszasága, különböző hivatali szinteken eltérő volta, tehát összehangolatlansága, szabályozatlansága miatt csak hosszú kutatás után sikerült, ha egyáltalán sikerült az összetartozó, egymással összefüggő iratokat megtalálnia. Azt is biztosan állíthatjuk, hogy ezek a munkáját nehezítő tapasztalatok arra késztették, hogy megértse az ügykezelés fontosságát, hogy átgondolja egy következetes, mindenki által közérthető rendszer kialakításának szükségességét. Ennek öszeállítása, megírása — a történelmi helyzet kínálta lehetőséget is felhasználva — már nem sokat váratott magára. * * * Idézzük fel röviden, hogy hogyan alakult az iratkezelések, irattározások és az iratok levéltárba kerülésének szabályozása az évszázadok során. Nem vállalkozhatunk arra, hogy akár a magyarországi, akár az erdélyi rendeleteket, szabályozásokat számba vegyük. Arra szorítkozunk csupán, hogy az iratkezelés történetéből egy-két jelentősebb fordulópontot kiragadva megvilágítsuk, hogy Jakab Elek írása a „hivatali írás-mód és kezelési rendszer"-ről hol foglalhat helyet a korábbi, ismereteink szerint kizárólag csak osztrák kézből származó hasonló intézkedések sorában. Közismert, hogy a levéltárak és az irattárak között szoros kapcsolat van. Több nyelvben nincs is külön szó a két fogalom jelölésére. Megítélésünk szerint azonban a lényeges különbséget az adja a két intézményesített fogalom között, hogy „amíg az irattár egy-egy szerv, legfeljebb a jogelődjének őrzi minden dokumentumát meghatározott ideig, addig a levéltár, a számára meghatározott illetékességi, vagy gyűjtőkörön belül a különféle szervektől átvett maradandó értékű iratokat őrzi",

22 többnyire állandó jelleggel. Királyi, országos és vármegyei hivatalaink jelentős részében több évszázadon át teljesen eltérő módon kezelték és őrizték az iratokat. Általában egymás után — kronologikus sorrendben — lerakták és tárolták azokat egy vasládában vagy vasszekrényben. A levéltár létesítésének a gondolata sem merült fel évszázadokon át, hiszen az iratok jelentős része elsősorban jogbiztosító volt, így azokat az érdekeltek maguk és nem a hivatalok őrizték. A káptalani levéltárak, az oklevélkiadási joggal bíró szerzetesrendek konventjei által kiadott írások tekinthetők a 13. században a levéltárak kezdeteinek, de a tényleges levéltárnak nevezhető intézményeket csak az 1700-as évek közepétől kezdték megszervezni. 1721-ben említik először Győr vármegye levéltárát, az Archívum Comitatus-t, amelyet addig a megyei nótárius őrzött az otthonában. Ez a tárolási mód csak a mai olvasót lepheti meg, mert kialakult szokás volt, hogy a vármegyéknél a jegyzők, magasabb közigazgatási szinteken pedig maga a legmagasabb tisztséget viselő őrizte a közhivatal iratait is. így pl. az országos levéltár szervezését nagyon lelassította, hogy a különböző korok nádoraitól, országbíróitól vagy azok családjaitól kellett visszakérni az országos jelentőségű iratokat, ha azok egyáltalán még megvoltak. 1723-ban III. Károly király 2 Iratkezelő és irattáros ismeretek. Szerk.: DÓKA KLÁRA. Bp., 1998. (Levéltári módszertani és oktatási füzetek, 3.) 30.