Levéltári Közlemények, 63. (1992)
Levéltári Közlemények, 63. (1992) 1–2. - Körmendy Lajos: Nemzetközi levéltári kapcsolatok Európában, 1981–1991 / 97–109. o.
100 Körmendy Lajos Végül, mint fontos feltételt meg kell említenünk a pénzügyi lehetőségeket. Mindenki tudja, hogy az utazások, a szállodák, konferenciák és tanfolyamok rendezése nagyon sokba kerül, és ez különösen a szegényebb országok számára megterhelő. Ha ezen országok levéltárosai kevesebbet utaznak, kevesebb bizottság munkájában vesznek részt, ez korlátozott anyagi lehetőségeikkel is összefügg, amit a gazdag országok által nyújtott ösztöndíjak és támogatások csak részben tudnak ellensúlyozni. 3. AZ EGYÜTTMŰKÖDÉSEK SZERVEZETI KERETEI 3.1 Belső szervezeti keretek Minden jelentős nemzetközi kapcsolattal bíró levéltári intézmény kialakítja azt a belső szervezetet, mely koordinálja, intézi az ügyeket. Ez a szervezet állhat egyetlen részmunkaidős munkatársból vagy egy tucatnyi főállású személyből, akik külön osztályt alkotnak. Az apparátus nagysága a feladatoktól és az igazgatási hagyományoktól függ. Európában a nemzetközi ügyekkel megbízott központi levéltárak esetében tipikusnak mondható, hogy két főállású munkatárs foglalkozik a szervezéssel, akik esetenként, az igényektől függően vonnak be másokat szakmai és szervezési feladatok megoldására. Egy ilyen felállásnak az az előnye, hogy a nemzetközi élet résztvevőinek többsége állandóan a szakterületén marad, és így naprakész tapasztalatait át tudja adni, illetve másokét tudja fogadni. A nemzetközi kapcsolatok szervezése akkor hatásos, ha kidolgozott koncepció alapján történik. A vezetőknek ebben ki kell jelölniük azokat a területeket, ahol a következő években kívánatos a nemzetközi aktivitás. Ilyen kiemelt terület lehet például a külföldön őrzött de a hazai történelemre vonatkozó források feltárása, ami általában bilaterális kapcsolatok létesítését teszi szükségessé azokkal az országokkal/levéltárakkal, ahol a szóban forgó iratokat őrzik; vagy az anyagóvás, ami nemzetközi szakbizottságokban való részvételt követelhet meg; vagy egy regionális levéltári szervezet támogatása stb. Magától értetődik, hogy a szóban forgó koncepciónak összhangban kell lennie a levéltár általános stratégiájával. Nagyon fontos, hogy a külföldi eredetű információk, adatok (szakirodalom, kiküldött levéltárosok jelentései) naprakészen fel legyenek dolgozva. Ha például napirendre kerül a levéltár(ak) visszakereső rendszerének gépesítése (informatizálása), akkojr jó tudni, hogy mely országokba, levéltárakba érdemes szakértőket előzetes tanulmányútra küldeni. A kérdőív egyik pontja azt tudakolta, hogy a nemzetközi ügyek intézése centralizált vagy decentralizált módon történik-e. Mivel Európában a nemzetközi kapcsolatoknak mindenütt nagy jelentőséget tulajdonítanak, azt lehetne gondolni, hogy a koordináció egy központi szervre van bízva, ami kiküszöböli a párhuzamos feltárásokat, filmrendeléseket, tanulmányutakat. A valóság nem igazolta a feltételezést: központi irányítás csak 15 országban létezik, míg decentralizált rendszer van 13-ban. Ha szerkesztünk ez alapján két listát, kitűnik, hogy elsősorban az országok politikai-közigazgatási tradíciói határozzák meg, hogy mely csoportba tartoznak. Nyilvánvaló, hogy például a szövetségi államok a decentralizált modellt választják. Szintén logikus, hogy Kelet-Európában a szocialista érában létrehozott levéltári rendszerek tovább élnek. A rendszerváltás előtt a volt szocialista országok többségében csak az ország első számú levéltári vezetője volt jogosult hivatalos levelezést folytatni külföldi partnerrel, lett légyen szó akár egy kutatási engedélykérésről egy vidéki kis levéltárban. 1990 óta ez a szigorúság sokat enyhült. Az említett levéltári igazgatóságok már többnyire csak az országos jelentőségű nemzetközi ügyek intézésére (nemzetközi szerződések, kongresszusok szervezése, feltárások koordinálása stb.) tartanak igényt, mint ahogy ezt teszik egyes nyugati országok is (pl. Olaszország, Spanyolország), melyek szintén központi irányítással bírnak.
