Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

72 Ember Győző zásait harátozza meg. Ebben a formában teljesnek azonban nem tekinthető. E cím alapján a kérdéses tételt az irattárban megtalálni nem lehet. A teljes irattári tételcímnek a tétel irattáron belüli helyét is meg kell határoznia. Ez úgy történik, hogy megadja mindazoknak a nagyobb irattári egységeknek a címét is, amelyeknek része, amelyekbe tartozik. Teljes irattári tételcím pl. Magyar Országos Levéltár irattára. Általános iratok. 1985. évi költségvetési iratok. Valamely iratképző szerv vagy személy irattári anyagának teljes címeit a kérdéses szerv vagy személy irattári terve tartalmazza. Az irattári anyag belső vagy szerkezeti tagolásának és csoportosításának, rendszerezésének és rendezésének befejező része az irattári jelzetelés, a kialakult irattári szerkezeti egységek irattári helyének a meghatározása és feltüntetése az irattárhoz tartozó minden egyes iraton. Ezt a műveletet irattári jelzetelésnek, az irattári egységeknek a feltüntetett irattári helyét irattári jelzetnek nevezzük. Az irattári jelzetelés módjáról fentebb szóltunk. Egy irat szavakkal kifejezett teljes irattári jelzete pl. a következő: Magyar Országos Levéltár iratai 1960. évi iratok Személyzeti ügyek iratai Időszaki alkalmazási ügyek iratai X személy időszaki alkalmazásának iratai X személy 1960. novemberi időszaki alkalmazásának iratai Ilyen hosszú jelzet a gyakorlatban célszerűtlen. A jelzeteket ezért rövidített formában szokták megadni, olyan módon, hogy a jelzetbeli címeket jelekkel fejezik ki. A jelzetbeli címek rövidítésére használt jelek rendszerint betűk és számok, de lehetnek egyéb jelek, vagy különböző jelek — pl. betűk és számok kombinációi is. A fenti példában a jelek alkalmazása így történt. Magyar Országos Levéltár iratai = Y5 1960. évi iratok = 1960 Időszaki személyzeti alkalmazási ügyek iratai = 22. tétel — 22. t. X személy időszaki alkalmazási ügyének iratai «= 567. alapszám = 567 asz. X személy 1960 novemberi időszaki alkalmazási ügyének iratai = 2345. iktatószám = 2345. isz. A kérdéses irattári jelzet rövidítve tehát a következő: Y5-1960-22.t.567. asz.-2345.isz

. Kissé még jobban rövidítve pedig: Y5-1960-22-567-2345. A fenti példa azt is mutatja, hogy egyetlen — egyszerű vagy kombinált — rövidítési jellel nem csupán egy, hanem két vagy akár több címet is kifejezhetünk. Az Y5 — betűből és számból kombinált — jel két címet fejez ki: Magyar Országos Levéltár iratai. Ugyancsak két címet fejez ki a 22. —számból és betűből kombinált — jelzet: személyzeti ügyek iratai és időszaki alkalmazási ügyek iratai. Az irattári jelzetbeli címek rövidítésének, jelekkel való kifejezésének azért nagy a gyakorlati jelentősége, mert irattári — és egyben levéltári — alapkövetelmény, hogy az irattári jelzetnek az irattár minden egyes iratán rajta kell lennie. Nem közömbös tehát, hogy az irattári jelzetet hosszan vagy