Levéltári Közlemények, 58. (1987)
Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.
66 Ember Győző irattárba kerülnek, más részlegeinek az iratai azonban csak bizonyos idő elteltével. Az iratképző szervek és személyek azokat az irataikat tartják meg, helyezik el irattáraikban, amelyekre rövidebb-hosszabb ideig szükségük van. Irattáraikkal szemben követelményeket állítanak fel. Fő követelményük az, hogy irataikat, ha szükségük van rájuk, minél könnyebben és gyorsabban használni tudják. Ehhez két dolgot kell elsősorban tudniok. Először azt, hogy irattárukban milyen iratok vannak, másodszor pedig azt, hogy az irattár melyik helyén találhatók. Az irattározás történetéről, arról, hogy az irattárfenntartók igényei az évszázadok során miként elégültek ki, köteteket lehetne írni. De nem olyan téma ez, amely érdekli a múlt kutatóit. Meg kell elégednem azzal, hogy a legújabb magyarországi levéltári törvény előírásait ismertetem az irattározásról. A törvény értelmében az irattárfenntartó szervek irattári szabályzatokkal, rendeletekkel határozzák meg irattáraikban az irattározás módját. E szabályzatok készítéséhez irányítást főhatóságaiktól kapnak, amely jóvá is hagyja azokat. A legfontosabb irattári szabályzat az irattári terv. Minden iratképző szervnek irattári tervvel kell rendelkeznie, irattára rendszerét ez a terv határozza meg. Az irattári terv valamely irattár anyagának az iratképző szerv vagy személy hatáskörét és feladatait figyelembe vevő, előre meghatározott, kötelező rendszerezési sémája. Irattári terv általában a tárgyi alapon tagolódó irattárakhoz készül, de készülhet bármilyen más alapon tagolódó irattárakhoz is. A tapasztalat szerint az irattári és később a levéltári anyag használata akkor a legkönnyebb, ha tárgyi alapon tagolódik részekre. Tárgyi alapon tagolódó irattárak anyagánál a tétel az a legkisebb irattári egység, amelynek az irattári tervben szerepelnie kell. Az irattári tervek a tételek szintjén készülnek. A tételeknél kisebb egységeknek, ügyiratoknak és ügyiratdaraboknak már nem kell az irattári tervbe kerülniök. A tételeknél nagyobb irattári egységeket ellenben fel kell tűntetniök az irattári terveknek. Az irattári terv a benne szereplő irattári egységeknek rendszerint nemcsak a címeit, hanem az irattári jelzeteit is feltünteti. Az irattári terv az iratképző szerv vagy személy hatáskörének, területi illetékességének és szervezetének figyelembevételével általában előre, még az iratoknak irattárba kerülése, sőt létrejötte előtt készül el. Az irattárba kerülő iratokat azután az irattári tervben meghatározott helyükre helyezik. Amenynyiben valamelyik iratnak nincs az irattári tervben előre meghatározott helye, az irattári tervet kiegészítik, módosítják. A modern irattári terveket úgy készítik, hogy azok egyben iratselejtezési tervek is. Az irattári egységeknek nem csak címeit és jelzeteit tüntetik fel, hanem azt is, hogy végleges — azaz levéltári — megőrzésre érdemesek-e, avagy csupán időlegesre, s ez utóbbi esetben mennyi idő elteltével selejtezhetők ki. (Ennek során a számviteli bizonylati rendre vonatkozó rendelkezéseket figyelembe kell venni.) Az irattári tervek meghatározzák a ki nem selejtezhető irattári tételek levéltárba adásának határidejét is. Az irattári tervnek a levéltári rendezésben a rendezési terv (séma, váz) felel meg.
