Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

65 A kézirattár mint iratanyag, a kézirattári iratanyag, alapjellegét illetően lényegesen különbözik az irattártól mint iratanyagtól, az irattári iratanyagtól. Az irattári iratanyagnak az alapjellege az, hogy szervesen összetartozó. Egyegy irattár egy-egy szervnek vagy személynek a szervesen összetartozó, közös provenienciájú iratait jelenti. Ez a szerves összetartozás, közös proveniencia a kézirattár irataira, azok egészére nem jellemző. Előfordulhat ugyan, hogy egy kézirattár anyagában vannak kisebb-nagyobb irattártöredékek, sőt teljes irattárak is, ezek azonban a kézirattár keretén belül összeolvadnak egy olyan egészben, egy olyan iratőrzési együttesben, amelynek alap jellege nem szerves, nem irattári, hanem gyűjtemény jellegű levéltári egységnek felel meg. A levéltári felfogás a kézirattári anyagot csak akkor tartja irattári anyagnak, amennyiben minden egyes irata azonos provenienciával rendelkezik és levéltári értéke van. Abban az esetben, ha egy kézirattár minden egyes iratának van ugyan provenienciája, de az nem azonos, a levéltári felfogás a kézirattár anyagát elismeri levéltári anyagnak, levéltári irattárnak azonban nem tekinti. Abból, hogy gyűjteményjellegű fondok vannak, nem következik, hogy gyűjtemény jellegű irattárak, regisztratúrák is lehetnek. A gyűjtemény jellegű fondnak ellentétpárja éppen a regisztratúra jellegű fond. Irattári kezelés Az irattári őrizetben levő iratokkal kapcsolatban többféle munkát kell végezni. Ezeket a munkákat, illetve végzésüket az irattár kezelésének, irattári kezelésnek nevezik. Az irattári kezelés egyik része a keletkező és keletkezett iratokkal kapcsolatban különböző helyeken végzett munkáknak. Az irattári kezelést szokták az iratkezelés kifejezés értelmében használni. Szokták pl. az iktatást vagy a kiadványozást is irattári kezelésnek nevezni. Nem helyes a szűkebb körű irattári kezelést azonosnak venni a tágabb körű iratkezeléssel. Nem helytelen viszont az irattári kezelést irattári őrizetnek vagy irattározásnak mondani. Az irattári kezelés vagy az irattározás fogalmát így határozhatjuk meg: az iratkezelésnek az a része, amely az iratképző szervek és személyek működése során náluk keletkező és hozzájuk kerülő, rendeltetésszerűen hozzájuk tartozó és náluk maradó iratoknak, az irattáraknak a gondozását, őrzését és kezelését jelenti. Az irattározás módja vagy rendje az irattári anyag őrzésének és kezelésének eszközeit és módjait jelenti. Az irattározásnak sokféle módja van. Közülük a 3 legfontosabb: a központi, a decentralizált és a vegyes. A központi irattározás valamely szerv egész irattári anyagának egy helyen, a központi irattárban történő őrzése és kezelése. A decentralizált irattározás valamely szerv irattári anyagának több részlegnél történő őrzése és kezelése. A vegyes irattározás pedig valamely szerv irattári anyagának véglegesen egy helyen, a központi irattárban, átmenetileg (meghatározott ideig) azonban részben vagy egészben decentralizáltan több részlegnél történő őrzése és kezelése. Valamely minisztérium egyes részlegeinek az iratai pl. azonnal a központi Az irattár