Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Ember Győző: Az irattár / 55–82. o.

• Az irattár 57 személyek egyaránt vannak. Természetes (fizikai) személyeknek az embereket hívják. A jogi személy olyan szerv, amely jogi cselekmény alanya, jogalany lehet. Az irattárképző szervek és személyek tevékenysége során kisebb-nagyobb mennyiségű irattári anyag keletkezik, A kis mennyiségű irattári anyag őrzése és kezelése különösebb gondot nem jelent, az ilyen anyag sem külön személyzetet, sem külön helyiséget nem igényel. Nagy mennyiségű anyag esetében azonban, elsősorban szerveknél, külön irattári részleg kialakítása válik szükségessé, megfelelő számú személyzettel, alkalmas helyiségben vagy helyiségekben. Ezek a részlegek, bármilyen nagy is a terjedelmük, kisebb-nagyobb önállósággal rendelkeznek ugyan, de teljesen önálló intézményekké nem válnak, megmaradnak az illető irattárképző szerv szervezetének a keretében. Ennek ellenére a külön részlegként, külön személyzettel és helyiségben működő irattárat külön, bár nem önálló, intézménynek tekinthetjük és nevezhetjük. Azokat az irattárképző szerveket, nagy ritkán személyeket, pedig, amelyek irattári anyagukat ilyen, intézménynek is tekinthető irattári részlegben őrzik, és annak rendeltetésszerű használhatóságáról gondoskodnak, irattárfenntartóknak nevezhetjük, a levéltárfenntartók analógiájára. A levéltárügy analógiájára pedig irattárügyről is beszélhetünk. Az irattározással, az irattárakkal kapcsolatos kérdéseket mondhatjuk összefoglalóan irattárügynek. Az irattárügy kifejezés a világ, valamely földrész, valamely társadalmi rendszerben élő országok, valamely ország, tartomány, régió vagy terület, továbbá meghatározott irattárképzők irattárainak legjellemzőbb vonásait jelenti. Ezek szerint beszélhetünk pl. nemzetközi, európai, szocialista, ausztriai, burgenlandi, Csongrád megyei, Szeged városi, valamint állami, egyházi, üzemi, vállalati irattárügyről. Az irattárak legjellemzőbb vonásainak szervezetüket és rendszerüket, továbbá az irattári anyag védelmére és használatára vonatkozó jogszabályokat tekinthetjük. Irattári anyag Az irattár kifejezés említett hármas jelentése közül először az irattári anyaggal foglalkozunk. Az irattári anyag vagy az irattár mint anyag olyan iratanyag, amelynek egyrészt provenienciája, azaz irattári jellege, másrészt irattári értéke van. Arról, hogy iratanyagnak mit tekintünk, az Irattan című fejezetben volt szó. Provenienciája, azaz irattári jellege az olyan iratanyagnak van, amelynek már keletkezése időpontjában meghatározott, rendeltetésszerű helye van, amely rendeltetésszerűen valamely szervhez vagy személyhez, annak iratai közé, irattárába tartozik. Irattári értéke az olyan iratanyagnak van, amelyet az a szerv vagy személy, amelyhez vagy akihez rendeltetésszerűen tartozik, bizonyos ideig megőrzésre érdemesnek tart. Az irattárakban iratanyagon kívül kép-, hang- (audiovizuális) dokumentumokat is szoktak őrizni. A magyar levéltári jogszabályok a szervek (állami szervek, szövetkezetek, társadalmi szervezetek és más jogi személyek) iratait, illetve kép- és hangfelvételeit nevezik irattári anyagnak.