Levéltári Közlemények, 58. (1987)

Levéltári Közlemények, 58. (1987) 1–2. - Körmendy Lajos: A másolatgyűjtemények adatvisszakereső rendszere / 141–146. o.

KÖRMENDY LAJOS A MÁSOLATGYÜJTEMÉNYEK ADATVISSZAKERESÖ RENDSZERE • Az utóbbi évtizedben örvenetesen szaporodott a hazai levéltári mikrofilmező műhelyek száma, a mikrofilmgyűjteményekben őrzött felvételek száma pedig egyenesen rohamosan növekedett. A másolatgyűjtemények már több levéltárban elérték vagy a közeljövőben el fogják érni azt a kritikus tömeget, amikor a kollekció — elsősorban sajátossága, belső törvényei miatt — „önálló életet kezd élni", többé már nem lehet úgy tekinteni, mintegy másodrangú, az eredeti iratállományt helyenként kiegészítő vagy éppen helyettesítő (anyagvédelem) eszközt. A kritikus tömeg azt jelenti, hogy a gyűjtemény növekedésének, sőt fennmaradásának és használhatóságának szigorú feltételei vannak. Ezek a feltételek átfogják a mikrofilmekkel kapcsolatos feladatok összességét, kezdve a hosszútávú mikrofilmkoncepció kialakításától, a filmek készítésénél betartandó technikai követelményeken keresztül egészen a megfelelő nyilvántartási ós segédlet rendszer létrehozásáig mindent. Azt a nyilvántartási ós segédletrendszert, aminek segítségével a keresett iratot gyorsan és biztonságosan azonosítani tudjuk, visszakereső rendszernek nevezzük. Nagyobb számú másolat esetén minden intézménynek szüksége van egy logikusan felépített visszakereső rendszerre, hiszen a kutatás első fázisában a kutató azt kívánja megtudni, hogy megvan-e a mikrofilmek között a keresett irat. A másolatok eredeti iratokról készült reprodukciók, ,,másodlagos iratok". Meg kell őrizniük nemcsak az eredeti külső képét, hanem annak rendjét, jelzetét, tehát a más iratokhoz való viszonyukat, pozíciójukat is. Ez a követelmény minden mikrofilmre érvényes, akár saját anyagról, akár más intézménynél őrzött iratokról készült, sőt, még a helyettesítő másolatoknál is, amikor a másolás után az eredetit megsemmisítik: az eredeti jelzet tovább él. Ebből ered a másolatok visszakereső rendszerének kettőssége: egyrészt meg kell tartania az iratok eredeti struktúráját, másrészt — hiszen egy önálló gyűjteményről van szó — saját logikája, belső törvényei szerint is felépül, saját jelzetrendszere is kell legyen. A másolatok visszakereső rendszerében két részt különböztetünk meg. Az egyik erős szálakkal kötődik az eredeti iratok struktúrájához, jelzet és segédletrendszeréhez, ezt nevezhetjük levéltári visszakereső rendszernek. A másik már kizárólag a másolatokhoz tartozik, ezt raktári visszakereső rendszernek nevezhetjük.