Levéltári Közlemények, 56. (1985)

Levéltári Közlemények, 56. (1985) 2. - KRÓNIKA - Szűcs László: Az európai levéltárosok konferenciája az iratkezelésről és az iratkezelés szervezéséről : Budapest, 1985. ápr. 23–26. / 269–275. o.

Krónika 271 nyen belüli iratáramlás figyelemmel kísérésének, szabályozottságának a kérdésével, az iktatással, hangsúlyozva, hogy több országban (Kanadában, Angliában, USA-ban) lemondtak az iktatásról, másutt (Észak- és Közép-Európában) a tárgyi, tematikai, ügyirati egységet is háttérbe szorítva az iratok időrendi nyilvántartásba vételére helyezik a hangsúlyt, míg az NSZK-ban igyekeznek megtartani mindkét rendszer előnyét. Nagyon részletesen tárgyalta a file-ok (dossziék) kialakításának a módozatait, különválasztva a file-ok tárgyi alapon, illetve az időelem előtérbe helyezésével való létrehozását. Meghatározása szerint a tárgy fogalom alatt a hivatalt, intézményt, a munkaterületet (osztályt), az ügykört (referenciát), illetve az egyes ügyet szokták érteni; ebben az összefüggésben az idő fogalom alatt meghatározott időszakokat vagy az egyes ügyek igényei szerint változó időszakokat értik. A meghatározott időszakok szerinti dossziék kialakításának — megfigyelése szerint — az északi és a kelet-európai országokban van elsőbbsége, míg Kanadában, az USA-ban és Angliában az elévülési határidők szerint alakítják ki a file-okat. A file-okon belüli iratrendezés lehetőségeit taglalva, továbbra is a tárgy és az idő síkján haladva a kettőnek az igények szerinti kombinációjában kereste a megoldást. Teljesen elvetette a rendszerezést mellőző, minden egyes iratot külön egységnek felfogó dokumentalista megoldást. Megítélése szerint minden országban növekvő tendencia érvényesül a téma szerinti besorolás irányában. Különös alapossággal vizsgálta az irattári terv készítésének, alkalmazásának kérdéskörét. Rámutatott arra, hogy a tárgyak összetartozását érzékeltetni lehet a rendszerezéssel vagy a mutatozassal, vagy a kettő kombinációja útján mint az egy thesaurus esetében történik. Rámutatott továbbá, hogy világos különbséget kell tenni a tárgy és a funkció (az irat funkciója) között, A funkció előtérbe helyezése (mint pl. szabályzat, előterjesztés, tervezet stb.) — mint mondta — nem visz közelebb a kívánt cél felé, tehát a tárgyra (ügykörre) kell építeni az irattári tervet. Ezt az adott hivatal szervezeti felépítésével szemben is előtérbe helyezte. Részletesen foglalkozott S. Büttner a file-ok számbavételével, illetve tartalmuk tárgy szerinti nyilvántartásával. Ezt követően rátért az iratmegőrzési határidők meghatározásának, illetve a selejtezésnek a kérdéskörére. Félreérthetetlenül leszögezte, hogy e tekintetben alapkérdés a file-ok rendszerezése és nyilvántartásuk pontossága. Ugyanakkor a nyilvántartások és jegyzékek ellenére továbbra is nagyon fontosnak nyilvánította a levéltárak válogató tevékenységét, tehát a levéltári értékek közvetlenül az iratanyag vizsgálata alapján való kiválasztását. A történeti értékű iratoknak a levéltárba való átadása tekintetében két jellemző magatartásformát ismertetett: egyes országokban azonnal átveszik az iratokat (Kanada, USA), másutt viszont hosszan hagyják a létrehozó szervnél, amíg csak lehetséges (Franciaország, Olaszország, Nagy-Britannia). Az első típus esetében a levéltár gyakorlati, adminisztratív célokat is szolgál, a második esetben viszont a hivatal (létrehozó szerv) válik felelőssé levéltári funkciók gyakorlásáért is. Külön, azonban inkább csak jelzésszerűen foglalkozott az iratok létrehozásában, megőrzésében és használatában a modern technika megjelenése folytán jelentkező változással. Felhívta a figyelmet ezzel kapcsolatban arra, hogy a technika egyszerű megváltoztatása nem képes megoldani minden problémát, másrészt, hogy a nagy adminisztratív hagyományokkal rendelkező országok esetében is kockázatos egyszerűen kölcsönvenni más hagyományokkal rendelkező országoktól a modern technika terén szerzett tapasztalatokat. A modern technika bevezetésével párhuzamosan az egész adminisztrációs — ügyintézési rendszer átgondolására, felülvizsgálatára hívta fel a figyelmet. Ellenkező esetben — mint mondta — elkülönül az eszköz a céltól és az eredmény az lesz, hogy összekeverik a technikai kapacitást az intelligenciával. S. Büttner visszatérő problémaként foglalkozott az iratokért való személyi felelősség kérdésével; idevágó megfigyeléseit külön is összefoglalta, részletesen szólva az irat keletkezéséért, a nyilvántartásért, a rendszerezésért, a megőrzésért és a használatért, a selejtezésért és a levéltárba adásért való felelősség megosztásáról, a kormányszinttől kezdve egészen az előadóig és az iratkezelőig. Nem hallgatta el azt a nézetét, hogy minden központi szabályozás ellenére, ténylegesen az előadó — rosszabb esetben az iratkezelő — dönti el az irat sorsát az esetek többségében. Végül hangsúlyozta, hogy ezeket a kérdéseket lehet tudományos módszerekkel hosszasan (és esetleg eredmény nélkül) kutatni, de hasznosabbnak ítélte, ha a szakértők őszinte eszmecserék útján tisztázzák az alapvető kérdéseket. így megvitatásra javasolta a közigazgatás általános helyzetét, az iratkezelésnek a közigazgatásban, illetve általában a népgondolkodásban elfoglalt helyét, az iratkezelésnek a tisztviselők képzésébe való határozottabb beillesztését; a különböző szervezeti felépítésű intézményeknek legjobban megfelelő iratkezelési rendszerekre vonatkozó ajánlások kidolgozását.