Levéltári Közlemények, 56. (1985)

Levéltári Közlemények, 56. (1985) 2. - KRÓNIKA - Szűcs László: Az európai levéltárosok konferenciája az iratkezelésről és az iratkezelés szervezéséről : Budapest, 1985. ápr. 23–26. / 269–275. o.

KRÓNIKA AZ EURÓPAI LEVÉLTÁROSOK KONFERENCIÁJA AZ IRATKEZELÉSRŐL ÉS AZ IRATKEZELÉS SZERVEZÉSÉRŐL A Nemzetközi Levéltári Tanácsnak már régóta vannak regionális tagozatai, amelyek az adott térség sajátos helyzetének megfelelő levéltári kérdéseket napirenden tartják. Bármennyire különös, de az európai levéltárosoknak nem volt, s tulajdonképpen ma sincs olyan állandó fórumuk, ahol a sajátosan európai levéltári kérdéseket megtárgyalhatnák. A Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) megbízásából az első ilyen európai regionális jellegű megbeszélésre 1985. április 23 —26-án Budapesten került sor. Ezen, a szorosan vett európai országok levéltárosain kívül, az UNESCO által az európai kultúrkörhöz sorolt USA, Kanada és Izrael levéltárosai is teljesjogú delegációval vehettek részt, megjelent továbbá három fejlődő ország — Zimbabve, Kongói Népköztársaság és Nigéria — levéltárosai részéről is néhány megfigyelő. 30 országból összesen 57 szakember volt jelen az értekezleten. Megjelent az értekezleten HANS BOOMS, a Nemzetközi Levéltári Tanács elnöke; KECSKEMÉTI KÁROLY, a végrehajtó bizottság titkára, JOSE MANUEL MATA CASTILLON főtitkárhelyettes; ERIC KETELAAR, a CITRA titkára; GEORGES WILL, a reprográfiai bizottság elnöke; OTTFRIED DASCHER, a gazdasági levéltári bizottság képviseletében és DEREK CHARMAN mint a Nemzetközi Records Management Tanács képviselője. Az értekezletet RAFT MIKLÓS, a Magyar Népköztársaság Minisztertanácsa Titkárságának vezetője nyitotta meg, üdvözölte a tanácskozást a Magyar UNESCO Bizottság elnöke NAGY PÉTER, valamint a Nemzetközi Levéltári Tanács elnöke HANS BOOMS. Valamennyien kiemelték a napirenden szereplő téma fontosságát mind az államigazgatási munka magasabb szintre emelése, mind a forrásértékű dokumentumoknak a történetírás, az utókor számára való megőrzése szempontjából. A kormány részéről megnyilvánult nagyrabecsülés kifejezése volt az is, hogy KÖPECZI BÉLA művelődési miniszter fogadást adott a konferencia résztvevőinek tiszteletére. A konferencia egyébként BORSA IVÁNt, a Nemzetközi Levéltári Tanács tiszteletbeli tagját, a Magyar Országos Levéltár nyugállományú főigazgató-helyettesét választotta elnökéül, alelnökéül pedig GERARD NAUD-ot, Franciaország Jelenkori Iratok Levéltárának igazgatóját, valamint CLAES GRÄNSTRÖM-öt, a Svéd Nemzeti Levéltár igazgatóhelyettesét. A vitának irányt szabó reporteuri tisztre a konferencia JAMES ATHERTON-t, a Kanadai Közlevéltár record management részlegének főigazgatóját választotta meg. A titkári tisztséget KÖRMENDY LAJOS látta el. Továbbá öttagú szövegező bizottságot választott a konferencia, amelyben jelentős szerep jutott KECSKEMÉTI KÁROLYNAK, a Nemzetközi Levéltári Tanács titkárának. A konferencia napirendjén az iratkezelés, az iratigazgatás (record management), illetve az iratkezelés szervezési kérdései szerepeltek. Ahogyan JOSE MANUEL MATA CASTILLON, az előkészítő bizottság vezetője elmondta, több okból kifolyólag került éppen ez a kérdés előtérbe, elsősorban azonban azért, mert a fejlett országok államapparátusával szemben emelkedő követelmények növekvő mennyiségű és minőségű információszükséglethez vezettek, ami a dokumentumok hatalmas gyarapodásában jutott kifejezésre. Ez a dokumentumok keletkezésének, kezelésének, tárolásának, selejtezésének, archiválásának, rendelkezésre bocsátásának racionális szervezésére kényszerítő körülménnyé vált — ami egyben nemcsak a levéltári, hanem az államigazgatási munka megjavításának forrása is lehet. Másodsorban azért került előtérbe ez a problémakör, mert az iratkezelés meghatározólag hat minden más levéltári munkára, tehát alapvető fontossága van a jövő levéltára szempontjából. Nem utolsósorban pedig az indokolta napirendre tűzését, mert az európai országok jelenlegi iratkezelési problémái a fejlődő országok majdani gondjai is, remélhető tehát, hogy e kérdés megvitatása fontos tanulságokkal szolgál az Európán kívüli országok levéltárosai számára is.