Levéltári Közlemények, 53. (1982)

Levéltári Közlemények, 53. (1982) 1. - Pap Gáborné: A családi levéltári anyag országos nyilvántartásának terve / 21–33. o.

30 Pap Gáborné Az elkészült adatlapokat az Összesítővel a családok nevének betűrendjében, intézményenként összeállítva postai csomagban vagy kézbesítővel az Országos Levéltár kijelölendő munkafelelősének kell megküldeni. Az összesítő egy példánya a készítőnél marad. Második fázis E szakaszban történik az adatlapok rendszerezése, összesítése, kezelése és kiegészítése. A második szakaszban a családnevek betűrendjében levő adatlapokat végleges formában átírjuk a következő módon: Az azonos családnevek különböző névírási formáit a legáltalánosabban használt, illetve a történetileg kialakult és ma is használt névforma szerint egységesítjük. A gyakran előforduló variánsokat az elfogadott névforma után zárójelben közöljük. Ezután az azonos családnéven kiírt irategyüttesek adatait egy közös adatlapra átírjuk. - Az átírást írógéppel végezzük. Az átíráskor a családnevet csak egyszer írjuk ki; a 2—7. rovat adatait irategyüttesenként egymás alá írt külön sorban átírjuk a közös lap rovataiba, őrzőhelyek szerint csoportosítva. A mennyiségi adatokat őrzőhelyenként összegezzük. A 8. rovatba az átírás és összesítés időpontját és végzőjének nevét írjuk. Az egyszer előforduló családneveken nyilvántartott irategyüttesekről az elkészült adatlap 1-8. rovatát minden változtatás nélkül, géppel átírjuk. A 9. rovatba (megjegyzés) az adatfelvételkor bejegyzett észrevételeket, javaslatokat a lehetőség szerint figyelembe vesszük, s az adatlapok végleges átírása már az esetleges kiegészítésekkel, módosításokkal készül. Az átírt és véglegesnek tekinthető adatlapokat szoros betűrendbe rakjuk. A fenti munkákat a központilag kijelölendő levéltár végzi. A nyilvántartás őrzését és kezelését ugyancsak a kijelölendő levéltár központilag végzi. Átrendezés, gyarapodás folytán más nevű családi (személyi) irategyüttes kikülönítéséröl az őrző intézmény köteles a nyilvántartást kezelő levéltárnak évente jelentést küldeni, s az elkészített adatlapot elküldeni. Az első felvétel során készült adatlapok az őrző intézmény szerint csoportosítandók. Ezen belül az első felvételkor kiírt nevek betűrendjében őrzendők és kezelendők az adatfelvételi lapok.