Levéltári Közlemények, 53. (1982)

Levéltári Közlemények, 53. (1982) 1. - Pap Gáborné: A családi levéltári anyag országos nyilvántartásának terve / 21–33. o.

A családi levéltári anyag nyilvántartása 25 Az adatlapok előre nyomtatott rovataiban a következő adatok szerepelnek: l.név 2. az irategyüttes címe 3. időkör 4. terjedelem 5. őrzési hely 6. levéltári jelzet 7. a felvétel alapja 8. a felvétel ideje; a felvevő neve 9. megjegyzés (egyéb). 1. A családnevek hasznáata nem következetes a levéltári iratokban. Különösen kérdéses sok esetben a családi ágak szétválasztása vagy annak eldöntése, hogy családi ágról vagy előnéyről van-e szó, esetleg csak a levéltár egykori őrzési helyéről. Az adatfelvételkor nem vállalkozhatunk e kérdések, gyakran következetlenségek eldöntésére. A praedikatumok és kettős nevek használata jelzése további meggondolásokat kíván. Az előforduló különböző névformákból egyébként a nyilvántartás elkészülte után összeállítható lesz egy családnév-tesaurus. Mindig a segédletben szereplő teljes névforma az irányadó az adatlapra írandó családnévnél. A feleségek iratait az asszonynéven vesszük nyilvántartásba, szükség esetén a megfelelő utalással a korábbi névnél. A címzettek szerint felsorolt leveleket a címzettek nevén nyilvántartásba kell venni. Egy tételben gyakran több család iratai fekszenek (pl. Eszterházy levéltár; Repositoriümok). - Ilyenkor csak egy család nevén vesszük adatlapra az irategységet, megjelölve, hogy más családokkal közös iratokat tartalmaz. — A mennyiség ugyanis nem állapítható meg külön-külön. A segédletben felsorolt valamennyi családnévre azonban utalni kell. Ezekben az esetekben — de általában az ún. idegen családok irategyütteseinél — a család neve, melyhez a fondtöredék (irategyüttes) tartozik, különbözik a levéltárat képző család nevétől. (Pl.: a Czobor család iratai az Eszterházy hercegi levéltár repositoriumában.) — Az adatlap annak a családnak a nevére készül, amely az irategyüttest létrehozta. — Csak a jelzetből, ill. az adatfelvétel alapjául megadandó segédlet címéből állapítható meg, hogy melyik levéltárban található a kérdéses iratanyag. 2. A nyilvántartásba kerülő irategyüttesnek a segédletben szereplő címe esetenként azonos lehet a család vagy személy nevével. (Pl. Forgách Kálmán iratai.) Azonban a név nem mindig szerepel a címben. Sok esetben az iratok nagyobb levéltári egységbe beágyazva találhatók, s a levéltárképző család vagy személy neve csak a nagyobb, összefoglaló egység címében szerepel, az adatlapra kerülő irategyüttes címében nem (pl. Esterházy cs. hercegi ág levéltára; Birtokleírások, uradalmi leltárak. — Forgách család levéltára; Jelzetes iratok; Birtokgazdálkodási iratok; Missiles stb.). Ezért van szükség egy külön rovatra, melyben az irategyüttes címét adjuk meg. 3. Az időkör általában évkort jelent; ha ez nem ismeretes, csak akkor tágabb keretet. Az időkört a felvételhez alapul használt segédletből megállapítható formában kell megadni. A zárójelben közölt évszám (tehát az átírásban, másolatban meglevő irat kelte) is megadandó. Ha a segédletben nincs megjelölve időkör, azt meg kell állapítani.