Levéltári Közlemények, 53. (1982)
Levéltári Közlemények, 53. (1982) 1. - Pap Gáborné: A családi levéltári anyag országos nyilvántartásának terve / 21–33. o.
22 Pap Gáborné B) Az adatfelvétel tárgyának megállapítása szorosan összefügg a nyilvántartás célkitűzésével. Elsőként meghatározandó a legkisebb nyilvántartási egység. A meghatározásnak alapja lehet — a levéltár tagolódása, — a család neve, — az iratanyag mennyisége. A levéltár tagolódásánál a legtágabb adatfelvételi egység a fond. Mivel az iratok rendezettsége eltérő részint a családok által végrehajtott egykori rendezések különbözősége miatt, részint már a levéltárakban végzett rendezések elvének és gyakorlatának változásai miatt is, fondszintü nyilvántartás készítésénél a jelenlegi rendezettségi állapot több problémát okozhat. Következetlen a családok levéltáraiban a beházasodott, rokon családok iratainak szerkezeti beosztása. (A Festetics levéltárban pl. fondként kezeljük a Saller, Geresei-Pethő, Beauharnais iratokat, de az Eszterházy hercegi levéltár egy-egy repositoriumában a rokon-családi irategyütteseket nem.) Az önálló fonddal nem rendelkező családtagok iratcsoportjai gyakran csak tételként szerepelnek a családi levéltárakban, sőt az egykorú rendezések még tételként sem mindig említik név szerint a családtagokat. Ha tehát a fondfelvétel gyakorlatát következetesen hajtjuk végre, akkor reális felmérés helyett egyenetlen képet kapunk a történetileg kialakult iratanyagról, amit az iratok rendezettségi foka, illetve az egykori rendező fondszemlélete határoz meg. Előfordulhatna, hogy nemcsak a nagy családi levéltárakról, mint az Eszterházy, Festetics stb., hanem jelentőségében és terjedelmében hasonlíthatatlanul kisebb családok iratairól is nagyszámú adatlapot készítünk aszerint, hogy a rendezések eredményeként fondként szerepel-e a segédletben egy-egy családtag csekélyebb iratanyaga. A legszélsőségesebb esetre példa a Kaas család levéltára, ahol egy-egy családtagtól 0,01 fm-es fondokat tartunk nyilván. Ugyanakkor más, jelentősebb családok fontos szerepet vitt családtagjainak iratanyaga gyakran csak tételként szerepel a repertóriumban, tehát kimaradna a fondszintü adatfelvételből. Kimaradna sok, a kutatót nagyon is érdeklő történeti személyiség iratanyaga is. Pl. Hajnóczy József iratai csak egy tétele a Múzeumi Törzsanyagból kikülönített, Martinovics mozgalommal kapcsolatos iratok fondjának. Nem önálló fondként szerepel pl. Goldberger Leó Z-szekcióbeli, közel 4 fm-nyi iratanyaga és a Bírósági levéltárak „Acta post advocatos" gyűjteményének értékes családi sorozata, sok egyéb olyan családi, személyi fondtöredékkel, amelyek vitathatatlanul jelentősebbek, mint a P-szekció néhány darabból álló, de önállóan kezelt fondtöredékei. A személyi fondok: nádorok, ügyészek, ágensek, niniszterek, követek iratainak nyilvántartásba vétele újabb kérdéseket vet fel: a személyi és hivatali iratok elválaszthatatlanságának problémáját. Egy kincstári ügyész iratanyaga valamelyik kincstári levéltár keretében nem egyértelműen személyi, családi provenienciájú, hanem inkább hivatali, legalábbis nagy részében. (Lásd pl. a királyi jogügyigazgatósági ügyészek, a kincstári ügyészek iratait.) Logikusnak tűnik, ha ezek nyüvántartását a családi kataszternél mellőzzük. Ugyanakkor az Eszterházy, Festetics, Károlyi és más családok jogtanácsosai, ágensei nevén szereplő irategységeket vitathatatlanul fel kell venni a nyilvántartásba. Ezek az adatok mint a család egészének ügyeit érintő, ezek intézése során keletkezett iratok kerülnek a katalógusba.
