Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

80 Ember Győző rendjét az anyag keletkezésekor, az iratképző szervnél vagy személynél nyeri. Utólagos vagy későbbi rendezettségét, illetve rendjét az anyag keletkezése után, az elsőleges vagy eredeti rendezettség, illetve rend megváltoztatásával kapja. Ez a változtatás történhetik magánál az iratképző szervnél vagy személynél is. A magyar királyi helytartótanácsnál pl. az ügyintézés bizonyos korszakában a keletkező iratanyag zömének elsőleges vagy eredeti rendje a kiadóhivatalban alakult ki. Ezt a rendet a helytartótanács irattára, amikor az iratokat a kiadóhivataltól átvette, megváltoztatta, az iratanyagnak másodlagos rendjét alakította ki. Az utólagos vagy későbbi rend kialakítására azonban általában akkor kerül sor, amikor az anyag levéltári intézmény őrizetébe kerül. (Mellékesen megjegyezve, a helytartótanács irattárát a kormányhatóság levéltárának tekinthetjük.) Az anyagban megállapítható akár elsőleges, akár utólagos rendezettség, illetve rend meglétét tekintve, épen maradt, illetve megbomlott rendezettséget, illetve rendet különböztethetünk meg. A megbomlott rendezettség, illetve rend ismét kétféle lehet. Egyrészt olyan, amely az iratokon található külső jelek, elsősorban irattári vagy levéltári jelzetek, alapján mechanikusan, az iratok szövegének tanulmányozása nélkül is helyreállítható. A másik pedig olyan, amely az iratokon jelzetek formájában rögzítést nem nyert, amelynek helyreállítása hozzávetőlegesen nem vagy nem sokkal kevesebb időt igényelne, mint egy új rendezés. Az anyag rendezettségéről, illetve rendjéről, az első áttekintés alkalmával, a fentieken kívül még ajánlatos azt is megállapítani, hogy a rend kialakítása milyen rendszerezési alapokon és milyen szinteken történt. A szinttel kapcsolatban pedig azt is, hogy bizonyos szintű irattári vagy levéltári egységek, elsősorban a tételek lehetnek ilyenek, nincsenek-e az egyes iratoknál nagyobb fizikai egységekbe — irattartókba, füzetekbe, kötetekbe - összefogva. A rendezésre váró anyag rendezettségével szorosan összefügg annak egy másik sajátossága: segédletekkel való ellátottsága. Ennek megállapítása ugyancsak az anyag első áttekintése során célszerű, a rendezési terv elkészítése érdekében. A rendelkezésre álló segédletekről azt kell megállapítani, hogy milyenek, mikor és hol készültek, az anyag használatát mennyiben segítik elő. A rendezésre váró anyag fentiek szerinti előzetes áttekintése után, még a rendezési terv elkészítése előtt, annak minél alaposabb elkészítése érdekében, tanulmányozni kell a rendezésre váró anyag iratképzőinek vagy fondképzőinek a történetére vonatkozó irodalmat. A fondképző szervek és személyek történetére vonatkozó irodalom tanulmányozása azért szükséges, hogy megismerjük e szervek és személyek hatáskörét vagy funkcióját, illetékességét és szervezetét. E tényezők ugyanis döntően határozhatják meg, hogy a fondok rendszere és rendje milyen legyen. Amennyiben az anyagban levő valamely fond képzőjéről irodalom nincs, azonos jellegű más fondképzőről azonban rendelkezésre áll, akkor azt érdemes tanulmányozni. A fentiekben felsorolt és esetleg egyéb szükségesnek tűnő előkészületek után, eredményeik felhasználásával, a feladatul kitűzött rendezési munka elvégzéséhez tervet kell készíteni. A rendezési terv a rendezésre kerülő levéltári anyagnak a rendszerezés során kialakuló és a rendezés közben megvalósuló rendszerét rögzíti. E terv a levéltári munkának egyik jelentős eszköze.