Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 71 A kútfő kifejezés fogalomtartalma a történeti fejlődés során átalakuláson ment keresztül, a kifejezés többféle levéltári egység jelölésére szolgált, ezek közül az egyik volt az, amelynek mai terminológiánkban állag a neve. Kútfőnek - latinul fonsnak — a magyarországi feudális kormányhatóságoknál — pl. a helytartótanácsnál és a kamaránál - a legkisebb irattári (később levéltári) tárgyi egységet nevezték, amelyet az 1867 utáni minisztériumoknál tételnek hívtak, amelyet általában ma is tételnek mondunk. Előfordult azonban, hogy az ilyen kútfők között nemcsak tárgyi, hanem egyedi ügyek iratait tartalmazó egységek, ügyiratok is voltak. E feudális kori kútfők tehát általában közép-, olykor pedig alsó szintű irattári (levéltári) egységek voltak. Az 1867 utáni minisztériumok ügyintézésében más a kútfő kifejezés jelentése. A jelentésváltozás valószínűleg már korábban, a neoabszolutizmus kormányszerveinél megtörtént. A kútfő szó már nem a legkisebb tárgyi egységet jelentette, hanem jóval nagyobb, nem is annyira tárgyi, mint inkább szervezeti alapon kialakított irattári (levéltári) egységet, rendszerint valamely minisztérium egyik szervezeti egységének, általában egy, olykor több osztályának az iratait. Az ilyen kútfőt ma rendszerint állagnak, esetleg sorozatnak minősítjük és nevezzük. Ezek a kútfők felső vagy középszintű egységek voltak, és rendszerint sorozatokra vagy alsorozatokra tagolódtak. A kútfő kifejezést ma már nem használjuk levéltári egységek jelölésére. Áttérek a középszintű levéltári egységek tárgyalására. Ezek: a sorozat, valamint a tétel, amelyet számnak vagy kútfőnek, továbbá dossziénak is neveztek, illetve neveznek még ma is. A sorozat középszintű, az állagon - állag nem létében pedig a fondon - belül, a tételnél nagyobb levéltári egység. Nem minden állagon, illetve fondon belül van sorozat, miként állag sem, vannak olyan állagok, illetve fondok, amelyeken belül közép szintű levéltári egységeket nem találunk, amelyek közvetlenül tagolódnak alsó szintű levéltári egységekre. Ilyen pl. a Magyar Országos Levéltárban a Diplomatikai levéltár című gyűjtemény, amelyben az egyes iratok növekvő számrendben vannak elhelyezve, persze csak akkor, ha a gyűjteményhez készült, sorozatoknak minősíthető, különböző levéltári segédleteket figyelmen kívül hagyjuk. Sorozatot többféle alapon szoktak kialakítani. Legjellegzetesebbek az iratfajtai sorozatok. A magyarországi hatóságok iratkezelésének századokon át legáltalánosabb formái voltak az ilyen sorozatok. A központi kormányszerveknél pl. külön sorozatokban helyezték el és őrizték a tanácsülési jegyzőkönyveket, az iktatókönyveket, az uralkodótól érkezett leiratokat, a különböző szervektől és magánosoktól érkezett beadványokat, a kiadványok fogalmazatait stb. Sorozatokba vonták össze az ügyvitel során készített segédletfajtákat is. Ma is gyakoriak az iratfajtai sorozatok vagy alsorozatok. Nem kevésbé általánosak — mind a múltban, mind pedig a jelenben - az időrendi sorozatok, illetve inkább alsorozatok. Az időrendi alapon kialakított egységek azonban csak akkor minősülnek sorozatoknak, ha nagyobb terjedelműek, ha terjedelmük a 1/2 iratfolyómétert meghaladja. Ellenkező esetben inkább a kisebb középszintű egységek, a tételek kategóriájába sorolhatók. E tekintetben azonban egységes, általánosnak mondható gyakorlat még nem alakult ki.