Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

64 Ember Győző Levéltári egységek A levéltári anyagnak a rendezés vagy tagolás, azaz nagyobb részeknek kisebbekre bontása, illetve kisebbeknek nagyobbakba összevonása során kialakuló részeit, a levéltárrészeket általában egységeknek nevezzük. A levéltári anyag kétféle, levéltári és raktári tagolódásának megfelelően kétféle egységek vagy levéltárrészek keletkeznek: levéltáriak és raktáriak. A kétféle egységet közös néven levéltárbeli egységnek mondhatjuk. Először a levéltári egységekről szólok. Ezek a levéltári anyagnak a levéltári rendszerezés, illetve rendezés vagy tagolás során kialakult részei. Többféle alapon sokféle fajtájukat különböztethetjük meg. Osztályozásuk egyik alapja kialakulásuk helye és ideje. Ezen az alapon természetes és mesterséges levéltári egységeket különböztetünk meg. Természetes egység az olyan levéltári egység, amely az iratképző szervnél vagy személynél a levéltári anyag keletkezésének idejében alakult ki. Organikus vagy kialakult egységnek is nevezik. Természetes raktári egységeket nem szoktunk megkülönböztetni. Mesterséges egység az olyan levéltári egység, amely a levéltári anyagnak levéltári intézmény őrizetébe kerülése után, levéltári rendszerezés és rendezés során alakult ki. Kialakított egységnek is nevezik. Mesterséges raktári egységeket nem szoktak megkülönböztetni. A levéltári egységek osztályozásának másik alapja az a rendszerezési alap, amelynek figyelembevételével az egységek kialakítása történt. Ezen az alapon annyiféle egységet különböztetünk meg, ahányféle a rendszerezési alap. így beszélünk pl. történeti, fondképzői stb. levéltári egységekről. A rendszerezési alap alapján nemcsak levéltári, hanem raktári egységeket is meg szoktunk különböztetni. Ilyenek pl. a csomók, kötetek, dobozok, dossziék stb. További alapja a levéltári egységek osztályozásának azok terjedelme. Ezen az alapon 2 összefoglaló kategóriát és több konkrét fajtát különböztetünk meg. Az összefoglaló kategóriák: levéltártest és levéltárdarab, a konkrét fajták: levéltári intézmény egész anyaga, szekció, levéltár, fondcsoport, fond, állag, sorozat, alsorozat, kútfő, tétel, ügyirat, ügyiratdarab és egyes irat. A levéltártest nagyobb terjedelmű levéltári egység, mégpedig szekció, levéltár, fondcsoport, fond és állag, azaz a felső vagy magas szintű levéltári egységek, kivéve a levéltári intézmények egész anyagát, A nagyobb terjedelmű raktári egységeket nem szokták levéltártesteknek nevezni. A levéltárdarab vagy darab kisebb terjedelmű levéltári egység, mégpedig ügyirat, ügyiratdarab és egyes irat, azaz alsó vagy mély szintű levéltári egységek. Az egyes iratot iratdarabnak is nevezik. A kisebb terjedelmű raktári egységeket nem szokták levéltárdarabnak mondani. Áttérve a levéltári egységek 2 összefoglaló kategóriájáról a konkrét fajtákra, ezek közül a legmagasabb szintű a levéltári intézmény egész anyaga. Mindazt az anyagot jelenti, amelyet valamely levéltári intézmény őriz, tehát nemcsak a levéltári, hanem az esetleges egyéb, pl. könyvtári anyagot is. Ezt az anyagot a levéltári intézmény állagának, állományának, fondállományának is nevezik.