Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

60 Ember Győző A raktári rendszerezésnél viszont a legkülönbözőbb szinteken lehet és szokták érvényesíteni az anyagi alapot. A filmanyag raktári egységei pl. a filmlevéltár, a filmraktár, a filmraktári állványfal, polcsor, polcoszlop, polc, a filmdoboz stb. Az anyagi alap érvényesítésével kialakított levéltárbeli rendszert, az így végzett levéltárbeli rendezést, az így kialakult levéltárbeli egységeket, az így létrejött levéltárbeli rendet is anyaginak nevezhetjük. Az alaki vagy formális alap érvényesítésénél a levéltári anyag alakját, formáját veszik figyelembe. Ezt az alapot általában levéltári rendszerezésnél, levéltári egységek kialakításánál alkalmazzák, de raktári egységeket is alakítanak ki ezen az alapon, hiszen a tárolási eszközök méretei a rajtuk vagy bennük elhelyezett levéltári anyag méretéhez, alakjához igazodnak. Az alaki alap érvényesül pl. akkor, amikor a nagy alakú térképeket kiemelik az iratok közül, amelyekhez szervesen tartoznak, és amelyek között a kis alakúakat, amelyeknek a mérete, nem nagyobb az iratokénál, ott hagyják. A Magyar Országos Levéltárban a Mohács előtti oklevelek gyűjteményében az oklevelek mérete, azaz alakja alapján 3 sorozatot alakítottak ki. A levéltári egységek alakjához szokták igazítani a raktári egységeket meghatározó tárolási eszközök alakját is, így különböző alakú raktári egységek keletkeznek ugyanazon a raktári szinten. Más-más alakú polcokra helyezik pl. a nagy méretű tékába és a kisebb méretű dobozokba helyezett térképeket. Az alaki alapot általában közép-szintű levéltárbeli egységek, főleg sorozatok kialakításánál alkalmazzák. Az alaki vagy formális alap érvényesítésével kialakított levéltárbeli rendszert, az így végzett levéltárbeli rendezést, az így kialakult levéltárbeli egységeket, az így létrejött levéltárbeli rendet is alakinak vagy formálisnak nevezhetjük. Raktári rendszerezési alapok és rendszerek A levéltári anyag tárolását meghatározó rendszerek kialakításához egyrészt a tárolás eszközei, másrészt annak módjai szolgálnak alapul, ezekről nevezik el a rendszereket, A raktári vagy raktározási rendszerezés alapjául szolgáló legáltalánosabb tárolási eszközök a polc, a szekrény, a fiók, a láda, a doboz, a téka, a tok, a csomó, a dosszié, a kötet és a füzet. A legáltalánosabb tárolási módok pedig a kötetlen, a kötött, a fektetett, az állított és a függesztett. Valamely levéltári anyag, pl. egy levéltári intézmény vagy egy fond anyaga, miként levéltárilag, úgy raktárilag is többféle rendszer szerint tagolódhatik. Nemcsak úgy, hogy más a rendszere a tárolás eszközét és más a tárolás módját tekintve (pl. dobozrendszer és fektett rendszer), hanem úgy is, hogy egyes részeinek más-más a rendszere akár a tárolás eszközét, akár annak módját vesszük figyelembe. A tárolás eszközei alapján kialakított legáltalánosabb raktári vagy raktározási rendszerek a következők. A polcrendszer, amelyben a levéltári anyag polcok szerint tagolódik, azaz a raktári egységek polcok, illetve a levéltári anyagnak egy-egy polcra helyezett részei. A levéltári anyag e rendszerben vagy közvetlenül a polcokra, vagy pedig a polcokra helyezett kisebb