Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

54 Ember Győző egységen - szekción, levéltáron, fondon, állagon - belül sorszámozzák le folyamatosan. A Magyar Országos Levéltárban korábban az előbbi, jelenleg az utóbbi módon történik a raktári számozás, érvényesül a numerikus alap a raktári rendszer és rend kialakításában. Az utóbbi módnak az előbbivel szemben az az előnye, hogy a raktári számozást nem kell megváltoztatni, ha a levéltári anyag egyik raktárhelyiségből valamelyik másikba kerül. A numerikus vagy számrendi alap érvényesítésével kialakított levéltárbeli rendszert, az így végzett levéltárbeli rendezést, az így kialakult levéltárbeli egységeket, az így létrejött levéltárbeli rendet is numerikusnak vagy számrendinek nevezhetjük. Numerikus vagy számrendi alapon több sajátos rendszert szoktak kialakítani, amelyeket ismertetni itt tartom helyénvalónak. Ezek a rendszerek a levéltári iratok keletkezésekor az iratképző szerveknél (olykor személyeknél is) alakulnak ki, elsődlegesen irattári rendszerek, de a levéltári intézmények rendszerint nem változtatnak rajtuk az őrizetükbe került anyagban, így másodlagosan levéltári rendszerekké válnak. E rendszerek közül a legjelentősebbek: az iktatószámrendszer, az alapszámrendszer, az irattári számrendszer, a tizedes rendszer és a csoportszámos rendszer. Az iktatószámrendszer a számrendi vagy numerikus irattári és levéltári rendszernek az a fajtája, amelyet ügyiratdarabszintű irattári és levéltári egységek horizontális tagolásánál alkalmaznak. Ezt a rendszert az iratképző szervek (olykor személyek) írásbeli ügyvitelében az iratanyagnak az iratképzőnél történő keletkezését, illetve az iratképzőhöz való érkezését közvetlenül követően, az iktatás alkalmával szokták alkalmazni. Az egy vagy több egyes iratból álló ügyiratdarabokat évenként újrakezdődő folyamatos sorszámokkal, iktatószámokkal látják el, és azután e számok rendjében őrzik. Az iktatószámrendszer csak egy év anyagán belül számrendszer, hiszen az iktatószámok minden évben ismétlődnek. Egy-egy év anyaga már nem számrendszerben, hanem időrendi rendszerben helyezkedik el. Egy-egy év anyaga már magasabb szintű irattári és levéltári egység, mint az iktatószámmal jelölt ügyiratdarab. Az iktatószámrendszert mindig együtt alkalmazzák az időrendi évrendszerrel. A nagyobb irattári és levéltári egységeket előbb évek szerint, majd egy-egy év anyagát iktatószámok szerint tagolják kisebb egységekre. E rendszer egységei mély szintű, ügy iratdarab szintű egységek. Az iktatószámrendszert elsősorban olyankor alkalmazzák, amikor az írásbeli ügyvitelben ügyiratokat még nem, hanem csak ügyiratdarabokat alakítanak ki. Ez volt a helyzet pl. a magyar udvari kancelláriánál, ahol 1770-ben vezették be a szám szerinti iktatást. Iratait 1848-ban történt első megszüntetéséig, majd visszaállítása után 1867-ben bekövetkezett végleges megszüntetéséig ebben a rendben őrizték, és így őrzik ma is a Magyar Országos Levéltárban. Az iktatószámrendszert sajátos formában alkalmazzák az alapszámrendszeren belül. Az alapszámrendszer a számrendi vagy numerikus irattári és levéltári rendszernek az a fajtája, amelyet ügyiratszintű irattári és levéltári egységek horizontális tagolásánál alkalmaznak. E rendszer alkalmazásánál az egy ügyre vonatkozó, különböző iktatószámokkal jelölt ügyiratdarabokból ügyiratokat alakítanak ki, olyképpen, hogy az ügyiratdarabokat az egyik ügyiratdarabhoz vonják össze, ahhoz szerelik. Ez az ügyiratdarab lesz az ügyirat