Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 51 árubehozatali ügyek irategyüttesén belül is elkülöníthetők egymástól a különböző árucsoportok ügyei. Ilyenkor ezek iratai az egyszerű tárgyi levéltári egységek, az árubehozatali ügyek irategyüttese pedig összetett tárgyi levéltári egységgé válik. Az egyszerű, azaz a legkisebb tárgyi levéltári egységet, amelyen belül kisebb ilyen egység nincsen, általában tételnek nevezzük. A tárgyi alapon történő rendszerezés során általában kétféle módon alakítanak ki tárgyi egységeket. Az egyik mód az, hogy a fondokat vagy állagokat tételekre bontják, a tételeket pedig nagyobb egységekbe, sorozatokba vonják össze, csoportosítják. A másik mód esetében pedig a tételeket nem a fondokból vagy állagokból bontják le, hanem az ügyiratokból vonják össze, és azután csoportosítják sorozatokba. A sorozatnál magasabb szintű levéltári egységet — állagot, fondot, fondcsoportot, levéltárat, szekciót — ha nem tárgyi alapon történt rendszerezés eredményeként alakultak ki, nem tekintünk tárgyi egységnek abban az esetben sem, ha több tárgykörből összetevődő tárgyuk nem teljesen vegyes, hanem mutat sajátos, rokon vonatkozásokat is. A Művelődési Minisztérium Levéltári Osztályának iratanyagát pl., amely a minisztériumi fond egyik állaga, nem tekintjük tárgyi egységnek, annak ellenére sem, hogy több tárgykörből — pl. személyzeti, gazdasági, tervezési ügyek - összetevődő tárgya nem teljesen vegyes, hanem rendelkezik azzal a sajátos, rokon vonással, hogy mindegyik tárgykörnek van valamilyen levéltári vonatkozása. Ezt az állagot szervezeti egységnek tartjuk, minthogy szervezeti alapon történt rendszerezésnek az eredményeként kialakított szervezeti rendszernek a keretébe tartozik. A tárgyi rendszerezési alap érvényesítésével kialakított levéltári rendszert, az így végzett levéltári rendezést, az így kialakult levéltári egységeket, az így létrejött levéltári rendet is tárgyinak nevezhetjük. A területi alap érvényesítésénél azt veszik figyelembe, hogy a levéltári anyag milyen területtel van kapcsolatban, milyen területre vonatkozik. Ez az alap mindenféle levéltári anyag rendszerezésénél érvényesíthető. Magas és középszintű levéltári egységeket szoktak ezen az alapon kialakítani, mély szintű levéltári egységek kialakítására nem megfelelő. A magyar kancellária irattárában az 1770 előtti megyei felterjesztések eredetileg időrendben voltak elhelyezve. A Magyar Országos Levéltár ezt az időrendi egységet területi alapon megyék szerinti kisebb egységekre bontotta, és ezeket a kisebb egységeket a megyék nevének betűrendjében helyezte el. E területi egységek belső rendszere időrendi maradt. A területi rendszerezési alap érvényesítésével kialakított levéltári rendszert, az így végzett levéltári rendezést, az így kialakult levéltári egységeket, az így létrejött levéltári rendet is területeinek nevezhetjük. A személyi alap érvényesítésénél azokat a személyeket veszik figyelembe, akikre a levéltári anyag vonatkozik, elsősorban azokat, akik illetve akiknek az iratokat írták. Ezen az alapon általában középszintű levéltári egységeket, sorozatokat és tételeket alakítanak ki. Egy családi levéltáron belül pl. a missilis leveleket szokták a címzettek szerinti sorozatokra, azokon belül pedig az írók szerinti tételekre bontani. Egy író levelei több sorozatban is lehetnek tételek. A különböző szervek személyzeti iratanyagát is személyi alapon szokták részekre, tételekre tagolni. 4*