Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 47 Az így kialakult levéltárak gondozására gyakran külön levéltári intézményeket szerveznek. Az úgynevezett szaklevéltárak egy része fondképzői alapon létesül. Ilyen levéltári intézmény volt pl. Magyarországon a viszonylag rövid ideig működött Központi Gazdasági Levéltár. Az államosításkor megszűnt gazdasági szerveknek állami tulajdonba került iratai átvételére és gondozására szervezték ezt a levéltári intézményt, amely később a Magyar Országos Levéltárba olvadt. Az azonos jellegű szerveket sokszor szervezeti kapcsolatok szálai is egymáshoz fűzik, az ilyen szervek fondjaiból alakult fondcsoportok vagy levéltárak, illetve az őrzésükre létesített levéltári intézmények, kettős: fondképzői és szervezeti alapon nyugszanak. Ilyen szaklevéltárak Magyarországon pl. a Hadtörténelmi Intézet és a Magyar Tudományos Akadémia levéltári részlegei. A fondképzői alapon alakult levéltári egységek mind magas szintűek, fondok, fondcsoportok vagy levéltárak, szekciók, sőt olykor valamely levéltári intézmény egész anyaga. A fondképzői rendszerezési alap érvényesítésével kialakított levéltári rendszert, az így végzett levéltári rendezést, az így kialakult levéltári egységeket, az így létrejött levéltári rendet is fondképzőinek nevezhetjük. A funkcionális alap érvényesítésénél a levéltári rendszerezésben és rendezésben, a levéltári rendszer és rend kialakításában, a fondképző — iratanyag esetében az iratképző — szerv vagy személy funkcióját, azaz hatáskörét vagy ügykörét veszik figyelembe. Ezt az alapot ezért hatásköri vagy ügyköri alapnak is nevezik. A funkcionális alapot elsősorban akkor érvényesítik, amikor szerves fondokat tagolnak részekre a szerint, hogy a fondképző szervnek vagy személynek mik voltak a fő funkciói, hogy hatásköre milyen nagyobb ügykörökre oszlott. így alakították ki pl. a magyar királyi helytartótanács irattárában az 1724 és 1779 közötti iratanyagban az úgynevezett Acta irategyütteseket, amelyeket egyaránt minősíthetünk állagoknak vagy sorozatoknak. Ilyenek pl. az Acta revisionis librorum és az Acta telonialia címűek, az egyikben a helytartótanácsnak a könyvek cenzúrájával, a másikban az országon belüli vámokkal kapcsolatos ügykör gyakorlása során keletkezett iratai vannak. És így alakíthatjuk ki pl. egy közéleti személy iratait rendezve a termelőszövetkezeti elnökségével, a községi tanácstagságával, pártbizottsági tagságával stb. kapcsolatosan keletkezett iratainak az együtteseit, fondjának a sorozatait. De nem csupán szerves fondóknak viszonylag nagyobb terjedelmű részekre,állagokra vagy sorozatokra bontásánál szokták a funkcionális alapot érvényesíteni, hanem szerves fondoknak nagyobb levéltári egységekbe, fondcsoportokba vagy levéltárakba történő csoportosításánál, összevonásánál is. így lehet pl. azonos hatáskörű bíróságok — mondjuk az úriszékek — fondjait egy közös fondcsoportba vagy levéltárba besorolni. A funkcionális alapon történő levéltári rendszerezés és rendezés során tehát magas szintű (fondcsoportok vagy levéltárak, állagok), valamint nagyobb terjedelmű közép szintű (sorozatok) levéltári egységeket alakítanak ki. A funkcionális alappal két másik levéltári rendszerezési alap áll közeli kapcsolatban: a tárgyi és a szervezeti. A funkcionális alap lényegében tárgyi alap. A tárgyinak nevezett alaptól csupán abban különbözik, hogy a tárgyi alapon történő levéltári rendszerezés során magas szintű levéltári egységeket csak ritkán, inkább közép szintűeket, kisebb terjedelmű sorozatokat, I