Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 45 alapon évekre, az évek iratai tárgyi alapon tételekre, a tételek iratai számrendi alapon alapszámokra, azok iratai pedig ugyancsak számrendi alapon iktatószámokra, illetve azok irataira. Különböző rendszerezési alapok alkalmazására természetesen csak vertikális tagolás esetén, különböző szinteken kerülhet sor, horizontális tagolás esetén a rendszerezési alap ugyanaz marad. A raktári rendszerezés alapjául rendszerint a levéltári anyag tárolásának valamilyen eszközét, vagy módját választják. Raktári rendszerezési alap lehet pl. a polc, a szekrény, a doboz, az anyag állítása vagy fektetése, kötetlensége vagy bekötöttsége stb. A raktári rendszerezés alapjául is általában nem egy, hanem több rendszerezési alapot választanak, és ezeket vegyesen alkalmazzák. így pl. az anyagot szekrényekben, azokban polcokon, azokon dobozokban fektetve vagy kötetekben állítva helyezik el. Ellentétben a levéltári rendszerezési alapokkal, a raktári rendszerezési alapokat nemcsak különböző, hanem azonos szinteken is szokták vegyesen alkalmazni. így pl. ugyanazon a polcon egymás mellett helyeznek el csomózott és kötetbe kötött iratokat. Mind a levéltári, mind pedig a raktári rendszerezésnek többféle alapját különböztethetjük meg. Általánosabb, gyakrabban alkalmazott levéltári rendszerezési alapok: a történeti, a fondképzői, a funkcionális, a szervezeti, az ügyintézői, a levelezőpartneri, a személyi, a tárgyi, a területi, az iratfajtai, az időrendi, a numerikus, a betűrendi, az anyagi, az alaki. Általánosabb, gyakrabban alkalmazott raktári rendszerezési alapul szolgáló tárolási eszközök: a polc, a szekrény, a fiók, a láda, a doboz, a téka, a tok, a csomó, a kötet, a füzet; tárolási módok: a kötetlen, a kötött, a fektetett, az állított, a függesztett. A levéltári rendszerezési alap nevével szokták jelölni az alkalmazásával kialakított rendszert, a rendszer megvalósítása során végzett levéltári rendezést, a kialakult levéltári egységeket, a létrejött levéltári rendet. így beszélnek pl. a tárgyi rendszerezési alapon nyugvó, rája épült tárgyi rendszerről, tárgyi rendezésről, tárgyi egységekről, tárgyi rendről. A raktári rendszerezési alap nevével csak az alkalmazásával kialakított rendszert, valamint — amennyiben az alap valamely tárolási eszköz - a kialakult raktári egységeket szokták jelölni. így beszélnek pl. polc-, szekrény-, fiók-, láda-, doboz-, valamint kötetlen, kötött, fektetett, állított stb. rendszerről. A tárolási eszközökben elhelyezett levéltári anyagot pedig a tárolási eszköz nevével jelölik, pl. polc, szekrény, fiók, láda, doboz, csomó, kötet, füzet stb. A raktári rendezést és a raktári rendet nem szokták a rendszerezési alapról elnevezni. Nem beszélnek pl. polcrendezésről, polcrendről stb. Kivétel az az eset, amikor a tárolás valamilyen módja a raktári rendszerezés alapja. Ilyenkor a rendezést ugyan nem, de a kialakult rendet a rendszerezési alap nevével jelölik. így beszélnek pl. kötetlen, kötött, fektetett, állított raktári rendről. Levéltári rendszerezési alapok és rendszerek Sorra véve a leggyakrabban alkalmazott levéltári rendszerezési alapokat, amelyeket a rövidség kedvéért a következőkben csak alapoknak nevezünk, a történetit említjük első helyen.