Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Ember Győző: A levéltári rendezés általános kérdései / 31–96. o.

A levéltári rendezés általános kérdései 37 egységek kialakítása miként történjék. A raktári rendszerezés során a levéltári intézmények állást foglalnak a tekintetben, hogy a raktári rendezésnél milyen rendszerezési alapokat alkalmazzanak, meghatározzák, hogy az egyes épületekbe, raktárakba, raktárrészekbe, tárolási eszközökre vagy eszközökbe milyen és mennyi levéltári anyagot hogyan helyezzenek el. Eközben arra törekszenek, hogy a levéltári anyag raktári rendszere összhangban legyen annak levéltári rendszerével. A rendszerezés eredményeképpen kialakul a levéltári anyag rendszere, amelyen alapszik annak rendje. A rendszert a levéltári intézmények különböző rendszerezési elvek érvényesítésével, különböző rendszerezési alapok alkalmazásával, különböző levéltárbeli egységek kialakításával állapítják meg, hozzák létre. A rendezéshez és a rendszerezéshez hasonlóan a rendszernek is két részét vagy területét különböztetjük meg, a levéltárit és a raktárit. A kettőt együtt levéltárbeli rendszernek nevezhetjük. Az előbbi a levéltári, az utóbbi a raktári rendszerezésnek az eredménye. Mindkét levéltárbeli rendszer lehet eredeti és másodlagos, továbbá egyszerű és összetett, valamint tagolt és tagolatlan. Eredetinek nevezik a levéltári anyagnak levéltári intézmény őrizetébe kerülése előtti rendszerét, amelyet a levéltári intézmény a rendezés során vagy megtartott, vagy megváltoztatott. — Másodlagosnak nevezik a levéltári anyagnak levéltári intézményben a rendszerezés során az anyag eredeti rendszerétől eltérően megállapított rendszerét. Egyszerűnek az olyan levéltári vagy raktári rendszert nevezik, amelyen belül csak egy rendszerezési alap, egyféle rendszer érvényesül. Ha pl. egy levéltári fond egész anyaga időrendezett, és másféle levéltári rendszerezési alap az anyagban nem érvényesül, a fond levéltári rendszere egyszerű. Vagy ha pl. egy levéltári fond egész anyaga egy szekrényben van elhelyezve, és másféle raktári rendszer az anyagban nem érvényesül, a fond raktári rendszere egyszerű. összetettnek vagy vegyesnek az olyan levéltári vagy raktári rendszert nevezik, amelyen belül többféle rendszerezési alap, többféle rendszer érvényesül. Ha pl. egy levéltári fond anyaga előbb szervezeti alapon állagokra, majd az állagokon belül tárgyi alapon tételekre, azokon belül pedig időrendi alapon évekre tagolódik, a fond levéltári rendszere összetett vagy vegyes. Vagy ha pl. egy levéltári fond anyaga részben csomózott, részben dobozolt, részben pedig kötetekbe kötött, a fond raktári rendszere összetett vagy vegyes. Tagoltnak az olyan levéltári vagy raktári rendszert nevezik, amelyen belül az egységek többszintűek. Ha pl. egy levéltári fond anyaga állagokra, azokon belül sorozatokra, sorozatokon belül tételekre, tételeken belül évekre, éveken belül ügyiratokra tagolódik, a fond levéltári rendszere tagolt. Vagy ha pl. egy levéltári fond anyaga egy raktárban, egy állványfalon, egy polcoszlop polcain dobozokban van elhelyezve, a fond raktári rendszere tagolt. Tagolatlannak az olyan levéltári vagy raktári rendszert nevezik, amelyben az egységek viszonylag kevés szinten helyezkednek el. A Magyar Országos Levéltárban a magyar kancellária iratainak Acta generalia című állagában a fő sorozat évek, azokon belül iktatószámok szerint tagolódik, alapszámok és tételek nincsenek. A csupán 2 levéltári szintre (évek, iktatószámok) tagolódó sorozat levéltári rendszerét tagolatlannak tekinthetjük. Ha egy család iratait egy szekrény polcaira helyezett