Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981)

Levéltári Közlemények, 51–52. (1980–1981) - Borsa Iván: A japán levéltárak / 257–266. o.

260 Borsa Iván Az iratanyag elhelyezésénél különválasztják az 1945-ig terjedő iratokat az 1946-tal kezdődőktől. Ha egy kötetben mindkét korszaknak van irata, a Levéltár az adott esetben jobbnak látszó megoldást választhatja. A köteteket azután mindkét korszakon belül az iratokat létrehozó szervek szerint rendezik. Minthogy az átadási jegyzékek az iratanyagot eredeti rendszerükben adják, az elhelyezés is a szerint történik. Ha a Levéltár ezt nem találja megfelelőnek, az átrendezéshez kéri az iratképző szerv hozzájárulását. Egyes kötetek megbontása nem lehetséges. Vannak természetesen nem könyvformába kötött iratok (császári edictumok, térképek stb.) is. Ezeket különböző módon kezelik. Minden köteten ráragasztott címke van 5 előnyomott sorral. Ezek a következő adatokat tartalmazzák: Az átadó szerv neve Az átadás éve A raktári emelet száma és a raktárrész betűje Az állvány és a polcoszlop állványon belüli száma Az átadási jegyzék sorszáma. (A Cabinet Library anyagánál csaknem ugyanezt a jelzetelési módot alkalmazzák azzal az eltéréssel, hogy itt az első két sor üresen marad.) A jelzetrend tehát igen nagy mértékben a jelenlegi elhelyezésre épül. Kérdés, hogy bármilyen anyagátcsoportosítás milyen problémákat fog felvetni. Az új épületben elhelyezett új levéltár ilyen problémával még nem találkozott. A Levéltár az átvett iratanyaghoz katalógust készít, amely a következő adatokat tartalmazza: 1. A kötet címe (tárgya). 2. A kötetben levő iratok éve. 3. Ha a tárgy több kötetre terjed, az azon belüli sorszám. 4. Jelzet (a címke 3—5 sora). 5. A csoportosítás! egység tárgya, ha az iratanyag ily módon tagolódik. 6. A minisztérium vagy az intézmény neve, ha az iratanyag e szerint van tagolva. 7. A köteten belüli kisebb tárgy sorszáma. 8. A köteten belüli tárgy. 9. A kötet mikrofilmjének jelzete (tekercsszám és azon belül a felvétel sorszáma). 10. Megjegyzések. A katalógusok az adatokat folyamatosan, egymás után lapokon közlik és a lapokat kötetekbe foglalják össze. Ezek közül 8 kötetnyi már nyomtatásban is megjelent. Mikrofilmezési programja keretében a Levéltár eddig 1083 tekercs filmet készített a levéltári osztály anyagáról a Kodak Image Control System rendszerében. (Felvételkor a felvétel alá kis pont exponálódik, amelyet a keresé$nél elektronikus számláló számlál és a filmet a kívánt felvételi sorszámnál megállítja.) A levéltári anyag kutatható kivéve azokat, amelyeknek használata a) az ügyek intézését akadályozhatja, b) jogos egyéni érdeket sértene, c) sértené a törvényt, a társadalmi rendet vagy a közerkölcsöt. Az elmúlt öt évben évente 1200—1400 személy látogatta meg a levéltárat. Ez a szám magában foglalja a levéltári anyag kutatóit, de a levéltárat más okból meglátogató személyeket (pl. az új épület iránt érdeklődők) nem, s nem terjed ki a Cabinet