Levéltári Közlemények, 48–49. (1978)

Levéltári Közlemények, 48–49. (1978) - Buzási János: A kapitalizmuskori vállalati iratanyag levéltári rendezésének problémái / 3–21. o.

14 Buzási János részlegeinek levelezését. Egy vállalat levelezést folytathatott anyavállalatával vagy leányvállalatával, üzemegységeivel, minisztériumokkal, egyéb hatóságokkal, felügyeleti, érdekképviseleti és társadalmi szervekkel, más vállalatokkal, kereskedelmi üzletfelekkel stb. Általában minden egyes levelező fél számára külön dossziét nyitottak. A dossziéban keletkezésük, illetve beérkezésük sorrendjében lerakott iratok közös vonása, közös tárgya, hogy ugyanazon személlyel vagy szervvel folytatott levelezés termékei. Előfordulhat, hogy a levelezés során megnyitott dosszié mindössze egyetlen levélváltást, egyetlen ügyiratot tartalmaz, ez a körülmény azonban a levelezési jellegű dosszié lényegén semmit sem változtat, a dosszié megmarad középszintű, tárgyi jellegű irattári egységnek. A dosszié lényegét változtatja viszont meg az a körülmény, ha egy levelező féllel hosszú időn át fenntartott, intenzív kapcsolat eredményeképpen a levelezés több, esetleg több tucat dossziét tölt meg. A dossziék közötti határ ilyenkor az a teljességgel véletlen időpont, amikor az egyik dosszié megtelt, és újat kellett nyitni. A dosszié tehát ebben az esetben már nem tekinthető irattári egységnek, hanem csupán egy irattári egység véletlen által kialakított részlete fizikai foglalatának. Vagyis ezen a ponton a raktározási (őrzési) egység fogalma elvált az irattári egység fogalmától, a dosszié visszaváltozott azzá, ami eredetileg volt. Világos, hogy az ilyen dossziét a levéltári rendezés nem tarthatja meg levéltári egységként, akkor sem, ha önálló irattári jelzete volt. A rendezés során ezeknek a dossziéknak az összevonásával alakítjuk ki a levéltári egységeket. Eközben megesik, hogy a dosszié elnevezést átviszik a dossziék közös tárgyú tárgyi egységet alkotó együttesére, virtuális dossziét alakítanak ki. A Bauxit Trust ügyviteli iratainak levelezési anyagában egy-egy középszintű tárgyi egységet alkot a konszern egy-egy vállalatával folytatott levelezés, Ilyen középszintű tárgyi egység a jugoszláviai vállalattal és annak üzemeivel folytatott levelezés, levéltári jelzete szerint a 89. dosszié. Ez a levéltári egység mintegy 130 eredeti dosszié összevonása útján jött létre és 15 csomóra terjed. A rendezés logikája világos, a dosszié elnevezés megtartása itt mégsem látszik a legszerencsésebb megoldásnak. Az eredeti irattári dossziék összevonása útján, levéltári rendezés során kialakított középszintű tárgyi egységekre helyesebb olyan elnevezést alkalmazni, amely a levéltári egység lényegét jobban kifejezi. A dossziénak ugyanezen típusához sorolhatók mindazok az egyéb, nem levelezési jellegű dossziék is, amelyeket a vállalati iratkezelésben, több egyedi ügy bizonyos tárgyi rokonság alapján történő összevonásával alakítottak ki (pl. személyi dosszié, útibeszámolók dossziéja, üzemlátogatások dossziéja stb.). A vállalati iratkezelésben sok példa van arra, hogy egyedi ügyek iratait külön-külön dossziékban helyezték el. Tehát nem arról az esetről van szó, amikor közös tárgyú irattári egységnek szánt dossziéba a körülmények alakulása folytán mindössze egy tárgy, egyetlen ügyirat került, hanem különböző, a vállalatra nézve fontosabbnak ítélt ügycsoportok tudatosan egyedi irattározásáról. Ez a jelenség leginkább a vállalatok jogügyi iratainak irattározására jellemző. A vállalatnak valamely másik vállalat, szerv, üzletfél vagy személy elleni pere kétségkívül egyetlen konkrét, egyedi ügy. Mégis azt tapasztaljuk, hogy a vállalatok peres ügyeik iratait következetesen, kivétel nélkül egyedileg irattározták. Annak az alsó szintű irattári egységnek a neve, amely a konkrét peres ügy iratait tartalmazza, néha irattári szám, néha okmánytári szám, néha ügyszám, sok esetben azonban dosszié. De a vállalati iratkezelésben nem a jogügyi szektor az egyetlen terület, ahol a dossziéval mint egyedi ügyet tartalmazó irattári egységgel találkozhatunk.