Levéltári Közlemények, 48–49. (1978)

Levéltári Közlemények, 48–49. (1978) - Buzási János: A kapitalizmuskori vállalati iratanyag levéltári rendezésének problémái / 3–21. o.

• 10 Buzási János ügyköri elkülönülés. A levéltári őrizetbe került kapitalizmus kori vállalati iratanyag fondképzői többnyire társas cégek: részvénytársaságok, szövetkezetek, elvétve korlátolt felelősségű társaságok vagy egyéb típusú társas cégek. Ezek szervezeti felépítését az 1875. évi kereskedelmi törvény szabályozta annyiban, hogy kötelezően előírta meghatározott vezető és ellenőrző szervek létrehozását. A végrehajtó apparátus szerkezetének kialakításában a társas cégek meglehetős szabadságot élveztek, itt az üzletköri sajátosságok, a vállalat nagyságrendje és a célszerűség játszotta a legfontosabb szerepet. Ily módon a vállalatok, elsősorban a részvénytársaságok szervezeti felépítésében sok azonosság vagy hasonlóság fedezhető fel. A fondképző szerv részlegei lehetnek vezető és ellenőrző szervek, mint közgyűlés, igazgatóság, választmány, végrehajtó bizottság, felügyelő bizottság stb. és lehetnek végrehajtó szervek: igazgatási (vezérigazgatóság, ügyvezetőség, ügyvezető igazgatóság, titkárság, jogügy, bér- és munkaügy stb.), műszaki, kereskedelmi és számviteli részlegek. Ettől némileg eltér az állami vállalatok és a vállalkozói érdekképviseletek szervezeti felépítése, amennyiben ezeknél általában hiányoznak a társas cégekre jellemző vezető és ellenőrző szervek. A kapitalizmus kori vállalat fondján belül állagként határozhatjuk meg a vállalat tényleges ügyintéző funkcióval felruházott szervezeti egysége által önállóan létrehozott és kezelt iratanyagot. Ezenkívül a vállalat irattárában olykor kialakultak olyan irategyüttesek is, amelyeket az elkülönült iratkezelés tényezője alapján szintén állagoknak minősíthetünk. Ilyen állag például az okmánytár, amelyben a vállalat a legfontosabb, többnyire jogbiztosító értékű iratait gyűjtötte össze, függetlenül attól, hogy azok melyik szervezeti egység működése során keletkeztek. A külön iratkezelés alapján ugyancsak állagoknak minősülnek egyes vállalatok általános és bizalmas iratai. Amikor a vállalati fond rendezése során állagokat alakítunk ki, tulajdonképpen a vállalat egykori irattári szerkezetét állítjuk helyre. Irattár alatt rendszerint a vállalat központi irattárát értjük. Ez a rendszer a rendezés során olyan iratokkal egészül ki, amelyek keletkezésük után nem kerültek be a központi irattárba, hanem a vállalat vezető tisztviselőinek, illetve különböző iratképző szervezeti egységeinek szekrényeiben, az úgynevezett osztályirattárakban maradtak. Az állagok rendszere nem tükrözhet olyan szervezeti egységeket, amelyek az adott vállalatnál soha nem léteztek, vagy léteztek ugyan, de tényleges ügyintéző funkciót nem töltöttek be és iratokat önállóan nem termeltek. A vállalati mechanizmus és a vállalati irattár szerkezete nem mindig jelenik meg ilyen világosan. Különösen olyan vállalatok esetében nem, amelyek hosszú időn át működtek, illetőleg a fennmaradt iratanyaguk hosszú időre terjed; ezeknél gyakran találkozunk a vállalati szerkezet, az ügykörbeosztás, az iratkezelés és az irattározás változásaival. Ez érthető, hiszen más szervezetet igényel egy kis egyéni cég és megint mást az a nagyvállalat, amely belőle hosszú évtizedek alatt kinőtt. A hosszú időn át működött vállalatok szervezetének és iratkezelésének változásaira talán legjobb példa az Első Dunagőzhajózási Társaság Pécsi Bányaigazgatósága. Ez a vállalat

10 száz évnél hosszabb ideig állott fenn, ez idő alatt szervezeti felépítése és 1 °Tulajdonképpen nem is önálló vállalat, hanem egy külföldi cégnek (a bécsi székhelyű Erste Donau-Dampfschiffahrts Gesellschaftnak) egyik magyarországi üzeme, vajmi kevés autonómiával. Miként a vállalat másik két magyarországi üzeme, a hajógyár és a forgalmi igazgatóság, ez is csupán azon az alapon minó'sült fondképzó'nek, hogy egyetlen Magyarországon bejegyzett céghez sem tartozott. Egy időtájt volt ugyan közös magyarországi csúcsszervük, ennek iratanyaga azonban nem maradt fenn. Kérdés, hogy nem lehetett volna-e a három üzem iratanyagát egy fondban egyesíteni.