Levéltári Közlemények, 47. (1976)

Levéltári Közlemények, 47. (1976) 1. - Borsa Iván: A levéltári anyag használatának növekedése a II. világháború után / 3–23. o.

A levéltári anyag használatának növekedése 17 prognózist, hogy ha a levéltárak nem tudnak lépést tartani azokkal a fejlődés színvonalának megfelelő igényekkel, amelyek klientélájuk irányukban támaszt, számolniok kell azzal, hogy a klientéla növekedésének egészséges tendenciája megszűnik, s visszaesés következik be. 3.3 A SEGÉDLETEK ÉS SEGÉDLETRENDSZEREK KORSZERŰSÍTÉSE A növekvő klientéla várhatóan növekvő igénye a levéltári munka egyik központjába helyezi a segédletek és a segédletrendszerek korszerűsítését, feltételezve természetesen, hogy a levéltár már rendezte anyagát, arról teljes (csomókig és kötetekig lemenő) áttekintéssel rendelkezik. 3.31 Az irattári segédletek Több országban az egyes szervek működése során létrejött és máig eredeti rendjében kezelt iratanyag használatát létrejöttének idejétől azok a segédletek (mutatók) biztosítják, amelyeket még az irattár dolgozói egykorúan készítettek. Igen sok esetben ezek a segédletek jelentik mai napig a kutatás egyetlen támaszát, egyes esetekben meglepő eredményességgel. Vannak fondók, amelyek már a levéltári kezelés során esetenként készült segédletek révén kutathatók, és ez a helyzet azoknál a gyűjteményeknél is, amelyeket főleg a 19. században Európa egyes országaiban végrehajtott nagy levéltári átrendezések során hoztak létre. A levéltárosok hagyományos feladatuknak tekintik, hogy ezeket a segédleteket „karbantartsák", ahol szüksége mutatkozik: kiegészítsék, ahol hiányzik: pótolják. 3.32 Hagyományos segédletrendszer Hagyományosnak mondhatjuk azt a levéltári segédletrendszert, amely a levéltár megőrzésében levő egyes fondokhoz, gyűjteményekhez készült segédletek összességét jelenti. (Vannak országok, ahol ezeket az olvasóterem közelében elhelyezett leltárteremben koncentrálják, ahol ezeket a kutatók szabadon használhatják.) A levéltári kutatások eredményességét hátráltatja azonban az a körülmény, ha több levéltári fond segédleteit (elsősorban indexeit) külön-külön kell átnézni. Különösen áll ez, ha pl. a fond indexei évfolyamonként készültek. (így egy 50 éves periódusra vovonatkozó kutatás esetén 50 indexkötetet kell átnézni, s ha a témához 5 fond veendő számításba, 250 kötet mozgatása szükséges.) 3.33 A fondók fölötti (központi) segédletrendszer A levéltári kutatás eredményességét fokozza, ha a hagyományos segédletrendszer meghatározott részének, esetleg összességének adatait egyetlen (központi) segédletben egyesítik. A hagyományosan készült segédletek megfelelő információs értékkel bíró adatainak összesítése kezdetben szintén hagyományosnak mondható módszerrel, az adatok kartotéklapokra való vitelével és ezek megfelelő egységes (íendszerint alfabetikus) rendbe való rakásával történt, s történik folyamatosan. Minthogy adatok (kartotéklapok) tíz- és százezreiről van szó, szinte természetesen merül fel az ilyen új segédletrendszer kialakításánál vagy továbbfejlesztésénél az automatikus adatfeldolgozás segítségének igénybevétele. 2 Levéltári Közlemények I.