Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.

484 Sashegyi Oszkár „A hivatali előljáró minden beérkező ügydarabot azonnal nyisson fel, olvasson át, ívrét felére hajtson össze, és kívülről jegyezze rá a kézhezvétel napját — sürgős esetekben óráját is, (praesentálja), — egyszersmind azt is jegyezze rá, kihez utaltatik azon ügydarab elintézés végett." (1. §.) „A praesentált ügydarabok azonnal átadandők a benyújtványi jegyzőkönyv vitelére rendelt kezelő hivatalnoknak, aki azokra az előljáró praesentatuma mellé jegyezze fel az ügyszámot, s iktassa be a benyújtványi jegyzőkönyvbe, itt különösen arra ügyelve, hogy az ügydarab vezérszavai, p. o . azon személyek tulajdonnevei, akik fennforognak abban, hogy annak legfontosabb tárgyjellemző szavai, a jegyzőkönyvben különösen kiemeltessenek és észrevehetőkké tétessenek." (4. §.) Az iktatókönyvnek a következő rovatokat kellett tartalmaznia: „Beadványi vagy jegyzőkönyvi szám", „Beérkezés napja", „Kitől jő a beadvány, kelte és száma" „Az ügydarab tartalma", (ezeket a rovatokat az ügydarab beiktatásakor kellett kitölteni), továbbá: „Az elintézés alakja, kihez intéztetett (s rövid tartalma)", „Az elintézés napja", „Értesítvényi időhatár", (ezeket a rovatokat az elintézés megtörténtével a „kiiktatáskor" kellett kitölteni), „Vonatkozási szám, s ennek kelte" (ezt mindjárt beiktatáskor ki kellett tölteni), s végül „Lajstromozási csomagolás" (ezt a irattár kezelésével megbízott hivatalnok töltötte ki). „Mivel azonban a kerületi biztosok (igazgató szolgabírák) gyakran jőnek azon helyzetbe, hogy közvetlenül szóbeli úton kapott megbízások következtében kell felvilágosításokat, s hivatalos felvételeket kívánniok, melyeket segédhivatalnokaik, s más alárendeltjeik hasonlólag szóval végeznek el, s az eredményről ugyanazon úton értesítik a kerületi biztost, szükség, hogy ezek benyújtványi jegyzőkönyveikben az ilyen hivatalos elintézések nyilvántartásáról is gondoskodjanak." Ezért a járási közigazgatási szolgabírák iktatókönyve még egy rovatot tartalmazott: „Előlegesen intéztetett" felirattal. Ebbe kellett bejegyezni a szóbeli .elintézést és rendeletet, majd annak eredményét, s a végelintézést „Az elintézés alakja, kihez intéztetett, s rövid tartalma" feliratú rovatba. (7. §.) Be kellett iktatni a felek szóbeli előadására adott írásbeli válaszokat, valamint a hivatalból kezdeményezett intézkedéseket is. (8. §.) Az utasítás megengedte a kumuláris iktatást: ha egy tárgyban több alárendelt hatóságtól kértek jelentést, csak az elsőt iktatták be, a többit ugyanazzal a számmal látták el, amit az első kapott. Az ilyeneket az iktatónak azonnal át kellett adnia az illetékes előadónak. (9. §.) Az iktatókönyvi íveket kéthetenként le kellett zárni és össze kellett fűzni. Az iktatónak ugyanakkor össze kellett állítania a még elintézetlen ügydarabok számjegyzékét, valamint az alárendelt hivataloktól, községektől be nem érkezett olyan jelentések jegyzékét, amelyeknek határideje letelt. A hivatali elöljárónak kötelessége volt „komolyan oda törekedni, hogy minden folyó fél hónapban az eltelt fél hónapban beérkezett ügydarabok bizonyosan elintéztessenek", a be nem érkezett jelentések beküldését pedig meg kellett sürgetnie. (10. §.) „Miután pedig egy jegyzőkönyvi füzetben foglalt ügydarabok mind elintéztettek, a jegyzőkönyv a hivatali előljáró és a jegyzőkönyvvivő által aláírandó s a lajstromi hivatalhoz átteendő." (11. §.) Nagyobb ügyforgalmú hivatalokban az iktatónak külön nyilvántartást kellett vezetnie az alárendelt hivataloktól bekért határidős ügyekről, (12. §.) egy másikat pedig a felsőbb hatóságok által kitűzött határidőkről (13. §.).