Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)
Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.
Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása 469" regisztratúra gerincét, benne a hatóság működésének egésze tükröződött), külön sorozatba gyűjtötték a felsőbb rendeleteket, s külön az egyéb beadványokat, amelyekből több-kevesebb sorozatot hoztak létre, általában a levelező partnerek szerint. Elődeink ezt „olasz" rendszernek nevezték 16/a . Az iktatás a beadványt, s annak elintézését közös szám alatt tartotta nyilván, a beadványra és a vonatkozó elintézés-fogalmazványokra ugyanazt az iktatószámot vezette rá. A magyar kancellária irattára az iktatás bevezetésével egyidőben királyi utasításra új manipulációt vezetett be, s az iratokat ettől kezdve évek és iktatószámok növekvő számsorrendjében kezelte. Ezzel a kancelláriai regisztratúrában létrejött az új irattári rendszer alapegysége, az egy ügyben történt egyszeri iratváltással kapcsolatos irategyüttes (ügyiratdarab). Ugyanakkor az a terv is felmerült, hogy más udvari hatóságok mintájára nagyobb irategyütteseket is létrehozzanak, az iratokat „materia"-k szerint csoportosítsák és fasciculálják. A tárgyi rendszerezés elvét azonban a magyar kancellária elutasította, azzal, hogy az megnehezítené az irattári kezelést, s így az uralkodói jóváhagyással kiadott utasításba kifejezetten belekerült, hogy az iratokat nem tárgyak szerint, hanem az iktatószámaik rendjében őrzik. Később ugyan ismételten felmerült a tárgyak szerinti csoportosítás bevezetésének terve, azonban mindannyiszor győzött,a megszokás; a magyar kancellária irattári rendszere 1848-ig változatlan maradt. A magyar kancellária „lajstromozó hivatala" (officium regestraturae) az iktatás bevezetése óta nem vezetett lajstromokat. A „lajstromozó" tisztviselők (regestrans-ok) fő feladata ezentúl — a különböző fajta királyi könyvek vezetésén kívül — az „index generalis", az általános mutató készítése volt. Ezen kívül az előiratok szerelése és az elintézett iratok iktatószámok szerinti szétszedése és elrakása jelentett számukra munkát. Az index generalis vagy centralis készítésére viszont — éppen lajstromok nem létében — sokkal nagyobb gondot fordítottak, mint azelőtt, amikor a kiadványfogalmazatokhoz lajstromot és mutatót, a többi sorozathoz legfeljebb csak hevenyészett, tárgyi címszavakat alig tartalmazó névmutatókat (több sorozathoz még ilyeneket sem) készítettek. Ugyancsak az iktatással egyidőben tértek át a beadványok és fogalmazványok együtt tartására a magyar kamaránál, ahol azokat 1773 óta már nem szedték többé szét, tehát szakítottak a hagyományos irattári rendszerrel. Itt azonban ugyanakkor az iratok materiák szerinti csoportosítását is bevezették. Ezeket tulajdonképpen nem az irattár, hanem már az iktatóhivatal alakította ki, az iktatókönyvet ugyanis tárgyosztályok (departamentumok), s azokon belül előadók szerint fektették fel. (A departamentum és az előadó nevét az iktató az irat külzetére is rávezette, az iktatószámmal együtt.) Az irattárban azután az oda került iratokat departamentumok szerint rendezték, s azokon belül időrendben, hónapok szerinti fasciculusokba gyűjtötték, s hozzájuk lajstrom- és mutatókönyveket (libri capitales) készítettek. A helytartótanács öt évvel az iktatás bevezetése előtt tért át olyan új irattári rendszerre, amelynek megfelelően az iratok egy részét matériák szerint csoportosították. Ezen a rendszeren az iktatás bevezetésekor nem változtattak, s a tárgyi, cso16/a Tagányi Károly erről így ír egy helyenThallóczy Lajosnak: „...nálunk külön helyezték el a kir. rendeleteket, külön az elintézésfogalmazványokat, és bizonyosan külön a folyamodványokat s mellékleteket, amely szerencsétlen (olasz) rendszer persze arra vezetett, hogy mikor szűk lett a hely a levéltárakban, akkor elsősorban ezek a tartalmilag legbecsesebb adatok (ti. a folyamodványok és mellékleteik — S.O.) estek selejtezés alá. A bécsiek okosabban, a német rendszer szerint, mindent együttartottak." Thallóczy Lajos levelezése. Országos Széchényi Könyvtár Kézirattára XI, 973. 37sz. levél.
