Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Sashegyi Oszkár: Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása / 461–503. o.

Közigazgatásunk polgári kori ügyviteli és iratkezelési módszereinek kialakulása 465 mányos módszerek körül folyó küzdelem így az iktatás elterjedésének egyelőre — sajátos módon — határt szabott. 2. Az ügyek elintézése. A 16—18. századi hatóságokra általában a kollegiális ügyintézés jellemző. Az ügyeket az elnök és a tanácstagok tanácsüléseken, szavazással döntik el. A tanács működésének tükre a „protocollum sessionale", a tanácsülési jegyzőkönyv. Az ügyforgalom növekedésével ez az ügyintézési mód egyre nehézkesebbé vált, nem felelt már meg teljesen a centralizált államigazgatás követelményeinek. A kormányszékeknél bevezetett új manipuláció egyik legfőbb célja az ügyintézés gyorsítása volt, s ezt különféle módokon, főképpen azonban a tanács tehermentesítésével igyekezett elérni. Az ügyintézés előkészítő fázisát már korábban igyekeztek minél szakszerűbbé tenni. Egyik legfőbb módja állandó bizottságok létrehozása volt bizonyos ügy ágazatok számára. Az új manipuláció bevezetésénél azután, abból a felismerésből kiindulva, hogy a bizottsági munka az ügyintézést inkább lassította, mintsem előmozdította volna, a bizottságok számának csökkentését határozták el, s az előkészítő munka fő súlyát az előadó tanácsosokra hárították. Az ügyintézés szakszerűbbé tétele érdekében vezették be a magyar kamaránál 1773-ban, a helytartótanácsnál pedig 1783-ban az ügyek „tárgyosztályok" (classes seu departamenta materiarum) szerinti csoportosítását. Ez a csoportosítás az ügykezelés egész folyamán érvényesült, az iktatástól a tanácsi tárgyaláson át az irattározásig. A tárgyosztályok azonban nem jelentettek szervezeti egységeket, ügyosztályokat. (A helytartótanácsi és kamarai departamentumok eredeti jelentése századunkban feledésbe merült, s a departamentum szót — helytelenül — ügyosztálynak kezdték fordítani az egykorúak által használt tárgyosztály szó helyett.) A kollegiális hatóságok fennállásuk egész ideje alatt szervezetileg megőrizték a tanács egységét. Külön szervezeti egységeket csak a tanácson kívüli, annak szolgálatára rendelt segédhivatalok alkottak. A kamarai és helytartótanácsi ülésjegyzőkönyvek egységét azonban a departamentumok szerinti ügyintézés megbontotta, ettől kezdve az ülésjegyzőkönyveket departamentumok szerint vezették. A tanács tulajdonképpeni tehermentesítését nem a tárgyosztályok szerinti ügykezelés, hanem egyrészt a kurrens ügyintézés bevezetése, másrészt az elnöki hatáskör szélesítése és az elnöki irodák megszervezése célozta. E két intézkedéssel egyrészt lefelé, másrészt felfelé vontak el teendőket a tanácstól. A magyar kamaránál 1779 óta vezettek ún. „protocollum currens"-eket, az ülésjegyzőkönyvek mellett. Ezzel olyan gyakorlatot követtek, amely a bécsi kamaránál már meghonosodott. E jegyzőkönyvekbe azoknak a beadványoknak a kivonatát vezették be, amelyekre csupán interimális intézkedéseket hoztak, vagy amelyekkel kapcsolatban periculum in mora esete állt fenn. A kurrens jegyzőkönyveket a tanácsban — utólagos tudomásul vétel végett — felolvasták, az intézkedés azonban (pl. jelentés bekérése alsóbb hatóságtól) addigra már kiment. II. József azután 1783-ban újabb intézkedéssel igyekezett az ügyintézést gyorsítani, s a jegyzőkönyvvezetés módját is megváltoztatta. Ehhez galíciai tapasztalatai adták meg a lökést. A lembergi gubernium iktatókönyvéből megállapította az ottani ügyintézés hihetetlen lassúságát: 1783-ban nem egy olyan beadványt tárgyaltak, amely még 1781-ben kelt. Ezért június 17-én uralkodói kéziratot készített Brígido grófhoz, a gubernium elnökéhez, s ebben több lényeges rendelkezést hozott az ügyvitel gyorsítására. Mindenekelőtt meg kellett határozni azokat az ügyfajtákat, amelyeket a jövőben nem kell országos szinten intézni, valamint azokat, amelyeket rövid úton kell elintézni. Az ülésjegyző30 Levéltári Közlemények