Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974)

Levéltári Közlemények, 44–45. (1973–1974) - Lőrincz Zsuzsa: Iratkezelés – levéltáros szemmel / 359–365. o.

Iratkezelés — levéltáros szemmel 361 a Levéltári Szemlében a levéltári törvényről írott cikkében

1 arról ír, hogy ha a szervek az iratkezelési szabályzatok készítése során csak jó irattári tervet készítenek, ezzel már hatalmasat léptek előre. Ezzel Szűcs László az irattári terv jelentőségét kívánta aláhúzni, amivel teljes mértékben egyet lehet érteni. Az irattári terv a gyakorlati munkát segíti, könnyíti a visszakeresést és a selejtezés nehéz és fáradságos munkáját úgyszólván kiküszöböli. Másik igen nagy jelentősége az irattári tervnek, hogy az ügykörönkénti csoportosítással az irattanyag tárgyi csoportokba való tagolása első lépés lehet a gépi adatfeldolgozás felé is. A gépi adatfeldolgozás hazánkban az ügyvitel terén és a levéltárakban még gyermekcipőben sem jár. De a jövő kétségtelenül a technikai megoldásé. A 30/1969. Korm. rendelet lehetővé teszi, hogy a szervek saját iratkezelésük rendszerét szabadon válasszák meg. Ez a lehetőség helyes és szükségszerű. Egészen érthető, hogy a különböző nagyságú, rendeltetésű szervek azonos iratkezelési szisztémája csak baj forrása lenne. De az ellenőrzések azt bizonyítják, hogy nagyon sok esetben a szervek nem ismerték fel maguktól a saját szervezetük számára legalkalmasabb rendszert. Pontos szabályt felállítani ezen a téren sem lehet. Hogy a három rendszer közül: a centralizált, a decentralizált és a vegyes iratkezelési rendszer közül melyiket alkalmazzák, azt csak a szerv adottságainak, feladatainak, lehetőségeinek pontos ismeretében lehet meghatározni. A Külkereskedelmi Minisztériumban, ahol igén nagy az iratforgalom, centralizált iratkezelési rendszert szeretnének megvalósítani, igen csekély sikerrel. A Kohó- és Gépipari Minisztériumban 70 helyen iktatnak. Találkoztunk olyan társadalmi szervvel is, amelyik kis iratforgalma ellenére hosszú ideig ragaszkodott, — szinte egyes osztályok kiváltságaként — a decentralizált iktatáshoz. Számunkra teljesen nyilvánvaló, hogy egy olyan nagy iratforgalmú szerv, mint a Külkereskedelmi Minisztérium, még megfelelő személyi adottságok mellett sem tud egy teljesen központosított iratkezelést szabályszerűen és jól megvalósítani. De ennek az ellentéte — Kohó- és Gépipari Minisztérium túlságosan széttagolt iktatása is — hibaforrás lehet. Egy kis szerv csekély iratforgalmú iratkezelését több helyen lebonyolítani nem gazdaságos. Több minisztériumunk megtalálta a számára és véleményünk szerint más nagy minisztérium számára is járható utat, az osztályirodák felállításával. A MÉM, a Művelődésügyi Minisztérium pontos és jó iratkezelése azt bizonyítja, hogy a jelenlegi helyzetben az ő elképzelésük lehet a járható út és mások számára is. Mindkét minisztériumban több főosztálynak ill. osztálynak van közös osztályirodája, ahol a központi bontás után az iratokat iktatják és kezelik. Az ő rendszerük mellett az iratok visszakereshetők és az elintézési idő is ellenőrizhető. Természetesen ez megfelelő anyagi ráfordítással jár, de mindez megtérül a napi munkánál, amikor nem kell az iratok fellelhetőségével bajlódni és az iratok időben kerülnek irattározásra. Az iktatási forma megválasztását is a szervekre bízza a kormányrendelet. Ez okozza jelenleg a legkisebb problémát. Érdekes módon egyes iktatási formák úgyszólván teljesen kiveszőben vannak. Alig lehet találkozni pl. a két világháború között oly kedvelt alapszámos rendszerrel. Legelterjedtebb a sorszámos és alszámos iktatási forma. Az iktatást azonban igen sok helyen rosszul és szabálytalanul végzik. Az államigazgatás területén általában szabályosan iktatnak. A vállalatok nagy részénél azonban a kimenő és bejövő iratok külön iktatása szinte általános. A régi rossz tradíció 1 Szűcs László: Az iratkezelési szabályzatok készítéséről. Levéltári Szemle 1970. 1. sz. 175. old.