Levéltári Közlemények, 42. (1971)

Levéltári Közlemények, 42. (1971) 1. - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi segítséggel történő feldolgozása / 3–32. o.

A MOL Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi feldolgozása 7 adatokat részben felülvizsgálni, részben pedig a gépi adatfeldolgozás előkészítése céljából egységesíteni kell. Mit jelentene ez a gyakorlatban? 1. Az oklevelek kelte esetében az alaki eltérések nem okoznak problémát. A hónapokat akár névvel, akár számmal jelölték, azoknak a gépi adatfeldolgozás által megkövetelt formában való átírása nem igényel külön munkát. A gépi adatrögzítés számára való leíráskor a leíró minden nehézség nélkül egyértelműen tudja megállapítani a rögzítendő értéket. 2. Az oklevél jelzete (DL-szám) sem vet fel problémát. 3. Az oklevél kibocsátója esetében viszont bizonyos ellenőrző és egységesítő munkát kell elvégezni. — Olyan esetekben ugyanis, amikor az időrendi mutatólapon olvasható név- vagy rangadatok hiányosak, nyilvánvalóan hibásak vagy gyanút keltenek, az eredeti oklevéllel való egybevetés útján azokat helyesbíteni kell. — Az oklevélkibocsátók adatait egységesíteni is kell. Ez a művelet két részből állana. Egyrészt gondoskodni kell arról, hogy ugyanannak az oklevélkibocsátónak az adatai mindig ugyanabban az alakban jelenjenek meg (pl. minden esetben „budai" káptalant kellene írni a ma még több helyen szereplő „óbudai"' káptalan helyett). Másrészt az egységesített alakú adatokat olyan sorrendbe kellene állítani, hogy az a gép számára az osztályozást egyszerűen megoldhatóvá tegye. Ez azt jelenti, hogy az oklevélkibocsátó nevének és rangjának leírásában első helyen állna a legmagasabb tevékenységi kört jelentő szó, ezt követnék ezt a tevékenységi kört szűkítő adatok, s legutolsó helyen állna a hagyományosan első helyen szereplő személynév. Pl. a szokásos GYÖRGY ESZTERGOMI ÉRSEK a következő alakban szerepelne: e ÉRSEK-ESZTERGOMI-GYÖRGY. — Ha egy oklevélkibocsátónak egynél több rangja van említve, úgy mindegyiket ebbe a rendszerbe kellene beilleszteni mégpedig oly módon, hogy a feldolgozásnál minden egyes rang külön adatsort alkothasson. Analóg módon kell eljárni, ha egy oklevelet több személy bocsátott ki. (Részletesebben lásd alább.) 4. Formai egységesítés az oklevél régi levéltári jelzete tekintetében is szükséges. Ki kell alakítani az érdekelt levéltári fondok egységes rövidítési rendszerét a mutatólapokon is alkalmazott névalak felhasználásával és a jelzeteket ebben az alakban kell felírni. Például a Magyar Kamara archívumának oklevelekben igen gazdag gyűjteménye, a Neoregestrata Acta esetében: NRA; az Acta monialium Posoniensium esetében: Mon. Pos. Az egységes alak következetes alkalmazása érdekében mutatót kell készíteni a különböző provenienciák jelölésének módjáról. — Ha egy oklevél több példányban maradt fenn, s az egyes példányok régi levéltári jelzete különböző, úgy valamennyit fel kell dolgozni ebben a rendszerben mégpedig szintén oly módon, hogy a feldolgozásnál minden egyes régi jelzet külön adatsort alkothasson. (Részletesebben ugyancsak lásd alább.) 5. A fent leírt négy adaton kívül azonban szükség van egy ötödikre is. Az egyes időrendi mutatólapokat ugyanis azonosító számmal kell ellátni. Erre szükség azért van, mert csak a mutatólap segítségével lehet könnyen ellenőrizni a róla leírt eredeti adatokat. Segítséget nyújt ez az azonossági szám az ugyanazon a napon kelt több utalólap között való eligazodásban is, de különösen fontos a közelebbi dátum nélküli lapok helyének rögzítése érdekében. — Kérdés, hogy milyen módon történjék ennek az azonosító számnak a kialakítása. A Diplomatikai Levéltár megszervezésekor Óvári Lipóték sorszámmal látták el ezeket az utalólapokat. Ha egy új mutatólapot meglevő két sorszám között kellett elhelyezni, ezt oly módon tették, hogy a kisebbik számot az ábécé valamelyik kis betűjével törték, s ezt a számot adták az új mutatólapnak. Az