Levéltári Közlemények, 42. (1971)

Levéltári Közlemények, 42. (1971) 1. - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi segítséggel történő feldolgozása / 3–32. o.

A MOL Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi feldolgozása 15 levelek adatsorai máris együvé kerültek. A rendezés második menetében már eltérnek a rendezés szempontjai. a) Az esetek igen nagy részében a második helyen is a fondot, illetőleg az állagot jelölő címszó áll. (Pl. a jezsuita és pálos kolostorok esetében a kolostor székhelye, azonos nevű családok esetében az eredeti fondot, ill. állagot meghatározó előnév, helynév vagy más megjelölés.) Ezeknél tehát a rendezés második menetében szintén az ábécé lesz az alap. b) Olyan esetekben, amikor már a második vagy a harmadik, avagy a további esetekben szavak helyett számok jelentkeznek, ott természetesen az lesz a gépnek a feladata, hogy az adatsorokat számok szerinti rendben sorolja fel. A fentiek szerint rendezett adatsorok leírásával megszületik negyedik, ugyancsak több kötetes segédletünk, amelyben az adatsorok régi levéltári jelzetek szerint vannak csoportosítva. Ennek a segédletnek birtokában viszonylag könnyű lesz elkészíteni a Diplomatikai Levéltár végleges fond- és állagjegyzékét. Mint ismert, a Diplomatikai Levéltár fond- és állagjegyzékében még mindig van több olyan állag, amely összevontan tartalmaz nagyobb levéltári egységekből (elsősorban a Magyar Kamara archívumából) kikerült okleveleket. Az új segédlet jóvoltából világosan meg lehet majd állapítani, hogy mely fondokból és állagokból, továbbá állagrészekből kerültek az oklevelek a gyűjteménybe, továbbá az egyes fondokból és állagokból átvett oklevelek mely DL-számok alatt találhatók. Ez a fond- és állagjegyzék lényegesen részletesebb lehetne, mint a jelenlegi. E részletesség előnyeit a következő példán lehet jól érzékelni: A jelenlegi fond- és állagjegyzék csak kevés esetben ad számot arról, hogy mely okleveleket emelték át a Diplomatikai Levéltárba az Acta Jesuitica vagy az Acta Paulinorum című fondból (helyesebben levéltárból). Az oklevelek nagy része ugyanis a Diplomatikai Levéltár ún. „stock"-jában van, s még az egyes DL-számokat nem volt alkalom fondok és állagok szerint csoportosítani. Az új, gépi úton nyert segédlet nemcsak azt fogja megmutatni, hogy mely oklevelek kerültek ki az Acta Jesuitica és az Acta Paulinorum fondjából, hanem azt is, hogy ezen belül melyik jezsuita vagy pálos rendház oklevelei közül. A Diplomatikai 'Levéltár végleges fond- és állagjegyzékének elkészítése ez új segédlet birtokában viszonylag könnyű feladatnak tűnik, mert a régi jelzetrendet mutató segédletből az egy állagnál szereplő DL-számokat csak növekvő számrendbe kell szedni, hogy felsorolhassuk a fond- és állagjegyzékben az egyes állagokhoz tartozó oklevelek DL-számát. Ha ezt követően majd összeadjuk az egyes fondokhoz, illetőleg állagokhoz tartozó jelzetek (DL-számok) számát, akkor azt az eredményt kapjuk, hogy az egyes törzsegységekhez tartozó oklevelek számának összege meghaladja a Diplomatikai Levéltár okleveleinek számát. Ennek oka az, hogy egy DL-szám alá két, esetleg több törzsegységből is kerülhetett oklevél. Ezek a DL-számok két vagy több törzsegységnél is szerepelni fognak. Hogy melyek ezek a DL-számok, azt kikereshetjük abból a segédletünkből, amely DL-számok rendjében adja az adatsorokat. Ebből viszonylag könnyen meg lehet állapítani, hogy mely DL-számhoz tartozik két vagy több régi jelzet. E DL-számok ismeretében végre lehet hajtani a fond- és állagjegyzéken a törzsegységekhez tartozó oklevelek darabszámának korrekcióját. (Jelenleg is van olyan eset, amikor egy állaghoz 1835,5 vagy 112,5 oklevél tartozik, mert egy DL-szám alatt két különböző állagból került oklevél, ezért a DL-számot meg kellett „felezni".}