Levéltári Közlemények, 42. (1971)

Levéltári Közlemények, 42. (1971) 1. - Borsa Iván: A Magyar Országos Levéltár Diplomatikai Levéltára egyes adatainak gépi segítséggel történő feldolgozása / 3–32. o.

10 Borsa Iván tüntették fel, hogy a fénykép miről készült. Vagyis ha az időrendi mutatólap „eredeti" oklevelet jelez, lehet, hogy csak az eredetiről készült fénykép van a keresett jelzet alatt. Vonatkozik ez a Csehszlovákiának és Jugoszláviának a második világháború után átadott oklevelekre éppúgy, mint azokra a fényképekre, amelyek a második világháborúban elpusztult eredeti oklevelek pótlásaként kerültek be a gyűjteménybe. — Végezetül ez az adat csak kisegítő adat volna a feldolgozásban, valamennyi adatnak aszerint való csoportosítása, hogy eredeti, átírt vagy másolt oklevélről van-e szó, nem lényeges. Ilyen irányú érdeklődőnek a Diplomatikai Levéltár törzskönyve sokkal tagoltabban (DL-alszámokig lemenőén) mutatja, hogy hány eredeti, másolat vagy fénykép van a gyűjteményben. Felmerült annak a gondolata is, hogy ezt a gépi adatfeldolgozási kísérletet bővítsük ki más adatokkal, így pl. minden oklevél esetében adjuk meg azt is, hogy az oklevél melyik megyére vonatkozólag tartalmaz adatokat, vagy hogy az oklevél melyik oklevéltani kategóriába tartozik. Kétségtelen, hogy minden irányú bővítés csak emelné mind a kapható segédletek körét és használhatóságuk fokát, mind pedig szélesítené a történeti vizsgálódások érdekében végzendő statisztikai jellegű adatgyűjtések lehetőségét. Bármilyen csábítók ezek a javaslatok, el kellett azokat utasítani, mert igen jelentős mértékben megnehezítették volna az előkészítő levéltárosi munkát. Ezek az adatok ugyanis nincsenek meg az időrendi mutatólapokon. Feltárásuk tehát valamennyi oklevél kézbevételét igényelte volna. Ráadásul, ha azt a célt tűztük volna ki, hogy ezeket az adatokat is az időrendi mutatólapok szerint kialakított adatsorok tagjaként adjuk meg, szinte megoldhatatlan feladatok elé állították volna az előkészítő munkát végző levéltárost. Előkészítő munkája során ugyanis arra kényszerült volna, hogy az időrendi mutatólapokat előbb DL-számok rendjébe rakja, hogy egy-egy oklevél kézbevételekor az arról készült valamennyi mutatólap kezénél legyen. — Egy ilyen jellegű igény teljesítése szétfeszítené a kísérlet kereteit és veszélyeztetné realitását. A tervezett levéltári gépi adatfeldolgozás alapját tehát az időrendi mutatólapok sorozata szolgáltatja. Valamennyi mutatólap — mint láttuk — ugyanazt az 5 adatot hordozza. Ezek: 1. A mutatólap azonosítási száma (dobozszám, valamint á dobozon belüli sorszám). 2. Keltezés (év—hó—nap, esetleg a megjelölt nap előtti, körüli vagy utáni napokra utaló betűrövidítéssel). 3. Az oklevél jelzete (DL-száma). 4. Az oklevél kibocsátója. 5. Az oklevél régi jelzete. Egy-egy oklevélszövegnek megjelölt 5 adata a feldolgozás szempontjából egy-egy adatsort alkot. Vagyis a mutatólap 5 adata egy sorban fog elhelyezkedni, s a feldolgozás során ez az 5 adat mindig egy sorban is fog maradni. Minthogy az időrendi mutatólapok számát közel 160 000-re lehet tenni, a számbajövő adatsorok száma is legalább ugyanannyi lesz. Vannak azonban tényezők, amelyek az adatsorok számát megnövelik. a) Abban az esetben, ha egy oklevelet nem egy, hanem két vagy több személy (esetleg intézmény) bocsátott ki, akkor ugyanarról az oklevélről két vagy több adat-