Levéltári Közlemények, 40. (1969)

Levéltári Közlemények, 40. (1969) 1. - Borsa Iván: A levéltári szintek kérdéséhez / 21–35. o.

Л levéltári szintek kérdéséhez 23 E tipikusnak mondható szkéraa úgy mutatja, mintha az állag szintje alatt megszűnnék a további, mélységben történő, alárendelő tagolás és kizárólag mellérendelt egységekre, dossziékra oszlanék az állag. Ez azonban csak látszat. Az egyes állagokon belül a gazdasági levéltáraknál is megtalálható a legkülönbözőbb szempontok alapján kialakított alárendelő tagolás, a levéltári szintek [azonban a jelzetrendszer miatt nehezen érzékelhetők. A dossziékat ugyanis egy állagon belül futószámokkal látták el. Ez az eljárás kétségtelenül egyszerűbbé és gyakorlatiasabbá tette a jelzetelést, de ugyanakkor teret engedett egy bizonyos szempontból raktári jellegűnek tekinthető jelzetnek, így a levéltári tagolást reprezentáló, összetett levéltári jelzetek teljésen feleslegessé váltak. Az első példa esetében a legkisebb raktári egységen belüli legnagyobb levéltári egység (ügyirat) jelzete a levéltári tagolást is bemutatja, amely a törzsszámon kívül 4 tagból (év, kútfő, tétel, alapszám) áll. A gazdasági levéltárak esetében a legkisebb raktári egységen belüli legnagyobb levéltári egység (dosszié) jelzete viszont a törzsszámon kívül egyetlen szám, ami azonban semmiféle utalást nem ad az állag tagoltságáról. (Ez utóbbi jelzetelési mód lényegesen egyszerűbb, mert több szint több tagú megjelölése helyett elegendő egyetlen szám megadása, ahogy az állag törzsszáma is magába foglalja a szekció, a levéltár, a fond és az állag adatait egyaránt.) Annak bemutatására, hogy a gazdasági levéltárak anyaga a fondszint és a dossziészint között mélységben tagolódik, nézzünk egy kiragadott példát. Az említett állag (Z 330), amelynek terjedelme 25,7 iratfolyóméteren 184 raktári egység, csupán első három raktári egységében a következő tagolódást mutatja (zárójelben a dossziék darabszáma):

3 Alapítási és cégjegyzési iratok (6) Cégiratok (6) Részvényügyek (12) A vállalat története, adatszolgáltatás és általános jelentések a működésről (1) Adatszolgáltatás (5) Szervezet, ügyvitel (1) Egyes osztályok ügyköre, szervezete (8) Bányaüzemek ügyvitele (4) A konszernhez tartozó vállalatok szervezete, ügyvitele (4) Általános ügyvitel (5) A barátkai Üzemvezetőség iratai (34) Ennek az állagnak az első három csomójában az állag- és a dossziészint között még további 2 szint van. Az első szinten 5 egység foglal helyet. (Ezeknek címe a lap széléhez közelebb kezdődik.) Ez 5 egység közül 3 tovább tagolódik. Kettő oly módon, hogy csak 1—1 egysége van az alsóbb szinten, egynek viszont 4 egysége. (Érdekessége ennek a tagolásnak, hogy a felsőbb szintnek nem a teljes anyaga tagolódik az alsóbb szinten, hanem az anyagnak egy kisebb része a felső szinten marad. E kérdés vizsgálata meghaladná a jelen tanulmány kereteit.) * A legkisebb raktári egységen belüli legnagyobb levéltári egység az első példa esetében az ügyirat (alapszám), a másodikban a dosszié volt. Vizsgáljuk meg az ügyiratot és a dossziét, miben térnek el egymástól, vagy miben azonosak? Ez a 3 Uo 53—59.