Levéltári Közlemények, 40. (1969)
Levéltári Közlemények, 40. (1969) 2. - Ember Győző: A levéltári egységek kérdéséhez / 215–231. o.
218 Ember Győző fogalom számára foglaltuk le. A fondoknak önál ló jelle gű részeit nevezzük_ áilagoknak. Önálló jelleget többféle tényező adhat valamely fondrésznek. Állagról beszélíetunTTelsősorban abban az esetben, h a valamely fondképző szerv olyan részlegének az iratairól van szó, amely iratait külön kezelte, vagy kezeli. Ilyen részlegei voltak pl. a helytartótanácsnak a departamentumai. Ilyen részlege pl. a Művelődésügyi Minisztériumnak a Levéltári Igazgatóság. A helytartótanácsi departamentumoknak és a Levéltári Igazgatóságnak az iratait állagoknak tekintjük. Ezekben az esetekben az iratképző részleg szervezeti különállása és önálló iratkezelése az állaggá minősítés alapja. A példaként felhozott állagok más tekintetben is elkülönülnek egymástól, illetve a kérdéses fondképző szervek egyéb irataitól. Különböznek abban, hogy más a tárgyuk, nem különben abban, hogy külön irattári segédleteik vannak. A tárgyi különállás és a saját segédletek általában ismérvei az állagoknak, de nem olyan ismérvei, amelyek önmagukban minden esetben elegendők arra, hogy valamely levéltári egységet állaggá minősítsenek. A mennyiségi tényezőt sem hagyhatjuk figyelmen kívül, amikor arról döntünk, hogy valamely levéltári egységet állagnak minősítsünk. Minimális terjedelmű állagokat ne alakítsunk ki még akkor sem, ha egyebekben megfelelnek az állag kritériumainak. Végeredményben azt mondhatjuk, hogy a fondrészeknek önálló jelleget adó különféle tényezők — szervezeti különállás, tárgyi különállás, önálló iratkezelés, saját segédletek és nagyobb terjedelem — közül a szervezeti különállást, az önálló iratkezelést és a nagyobb terjedelmet tartjuk azoknak, amelyeknek megléte esetén a kérdéses fondrészt állagnak nevezzük. Vannak természetesen különleges esetek, amelyekben nem ragaszkodunk mereven mindhárom említett ismérv meglétéhez. így pl. ha egy szervnek hat olyan részlege van, amely iratait külön kezeli, mind a hatnak az iratait állagnak tekintjük, még akkor is, ha egynek közülük az iratai jelentékenyen kisebb terjedelműek, mint a többi ötnek. A leglényegesebbnek az említett három ismérv közül az önálló iratkezelést — iktatást és irattározást — tartjuk. Az önállóan kezelt — külön iktatott és irattározott — iratokat abban az esetben is állagnak tekintjük, ha nem valamely külön szervezeti egység működésével kapcsolatosak, és ha terjedelmük viszonylag kicsiny. Ilyenek pl. az Országos Levéltár rezelváltan kezelt, bizalmas jellegű iratai, általában minden szervnél a titkosan kezelt iratok. Két észrevételt tartok még szükségesnek tenni az állagok meghatározásának a kérdéséhez. Az egyik az, hogy a fentiekben adott meghatározás szerinti levéltári egységeket egyes országokban nem állagoknak tekintik, hanem fondoknak. Ezzel a gyakorlattal elvileg nem tudok egyetérteni. Azt tartom helyesnek, hogy a szervek iratait megkülönböztessük a szervek részlegeinek az irataitól, s fondoknak csak az előbbieket tartsuk. A másik észrevételem az, hogy az Országos Levéltár gyakorlatában, amikor az állagokat első ízben kialakítottuk, nem voltunk elég következetesek, illetve elméletileg nem álltunk még eléggé szilárd alapon, s állagnak minősítettünk sok olyan levéltári egységet, amely nem felel meg a fentiekben ismertetett kritériumoknak. A magyar kancellária fondjában pl. állagoknak vettük fel az 1770 előtti korszakban a különböző szervektől a kancelláriához érkezett beadványoknak különböző sorozatait, amelyeknél pedig szervezeti különállásról, önálló iratkezelésről szó sincsen, csupán a tárgyi különállás — bár az sem egészen vitathatatlanul — és a saját segédletek hozhatók fel az állagosítás indítékaként. Az állag általában természetesen alakult levéltári egység, amely szerves egészként keletkezik, nem pedig nagyobb levéltári egységeknek, a fondoknak a mesterséges bontásából, avagy kisebb levéltári egységeknek a mesterséges összevonásából. Az állagokkal, mint természetes levéltári kategóriákkal — tetszik, vagy nem tetszik — számolnunk